Strukturiertes Arbeiten braucht Ordnung - klar.  

Ordnung schaffst du, indem du Dinge nach bekannten Regeln aufräumst.   

Problem dabei ist, dass die wenigsten Maklerbüros solche Regeln für sich aufgestellt haben. Also bevor sie tätig werden, sich genaue Abläufe zu überlegen und so zu strukturieren, dass die Beschäftigten anhand dieser Regeln Abläufe bearbeiten können.

Das Fehlen von strukturierten Abläufen führt dazu, dass Unsicherheiten bestehen und wiederholt nachgefragt wird, um nichts "falsch" zu machen.

 "Ich habe jetzt den Maklervertrag reingeholt. Was soll ich jetzt tun?" oder "Ich bekomme keinen Termin zu Stande, wie verhalte ich mich jetzt?" So oder so ähnlich, wird man als Chef*in ständig ins Tagesgeschäft involviert und kommt zu dem Trugschluss, dass man es dann auch gleich selber machen kann.

Oder noch schlimmer: Jeder Mitarbeiter bearbeitet die Vorgänge auf seine Art und Weise, so dass nach außen kein einheitliches Schema erkennbar ist - die Werte verwischen, die Marke wird unklar - und du denkst im Nachgang: "Ach, herrjemine, das habe ich mir ganz anders vorgestellt"

Du merkst, mir geht es bei dem Thema nicht um einen aufgeräumten Schreibtisch oder um eine Methode oder eine to do Liste, wie z.B. der Eisenhower Methode, wo du Wichtiges von Unwichtigem trennst. Hier geht es um ein System.

Ordnen oder Sortieren

Zu wissen, wie man etwas ordnet oder chronologisch bearbeitet bedingt, dass man im Vorfeld die Arbeitsabläufe analysiert hat. Dafür benötigt man ein wenig Distanz, um sich erst einmal einen Überblick zu verschaffen.

Wenn man sich mittendrin im Arbeitsablauf befindet, funktioniert das eher nicht so gut. Man übersieht Wichtiges oder fragt nicht nach, warum man diesen einen Arbeitsablauf macht oder ob man ihn nicht wegfallen lassen oder ersetzten kann.

Diesen Überblick zu verschaffen, nennt sich Sortieren.

Sortieren dient einem Neuanfang.  

Wenn du jedoch etwas Neues beginnen willst, z.B. ein funktionierendes System integrieren willst, dann kommst du mit Ordnung machen nicht weiter.

Denn Ordnungen haben keinen Platz für Veränderungen und Innovationen. Ordnungen haben Vereinfachungen zum Ziel und es geht dabei um Reihenfolgen, Routinen, Prozesse, Methoden, alles also, damit man das nicht ständig neu erfinden muss. Insofern ist es ein ziemliches Gegenteil zum Sortieren.

Ding Nr. 1 ist deine Veränderungsbereitschaft

Es geht also um einen Neuanfang für dein Büro, es geht darum Prozesse zu definieren, um sie anschließend ordnen zu können. Es geht um Veränderung.

Das bedeutet, im ersten Schritt, das Alltägliche zu verlassen: raus aus der eigenen Babbel, einen Überblick verschaffen und dann Entscheidungen treffen.

Liste deine bisherige Abläufe auf und beobachte dabei Unterschiede.

Unterscheide zwischen dem, wie Abläufe in der Vergangenheit bearbeitet wurden, wie sie jetzt ablaufen und welche neuen Möglichkeiten dir inzwischen zur Verfügung stehen. Denn vieles ist inzwischen nicht mehr so, wie es kürzlich noch war: wir nutzen neue Kommunikationswege, es gibt ständig neue digitale Tools - und das nicht erst seit Homeoffice und Zoom Meetings.

Gewohntes hilft dir in dem Moment, wo alles anders ist, nicht mehr weiter. Jetzt geht es darum, weiter zu denken und weiter zu schauen als gewohnt. Neue Ideen zuzulassen, alles möglichst ohne Vorurteile und blinden Eifer.

Sortieren ist in dem Sinne, die Vorstufe der Entscheidung, der Selbstbestimmung.

Ding Nr. 2 ist deine Selbsterkenntnis

Um wen oder was geht es eigentlich, wenn du strukturierter arbeiten willst? Es geht nicht um deinen Schreibtisch, das haben wir schon bemerkt.

Es geht auch nicht um die Technik, sondern um uns Menschen: Der Mensch steht im Mittelpunkt bei der Digitalität. Die Technik gehört dazu, um dem Menschen die Arbeit und das Leben zu vereinfachen und Freude zu bringen. 

1. Du willst einfacher und freudiger arbeiten 
2. Du willst Mitarbeiter, die Freude an der Arbeit haben und die sicher sind in dem, was sie tun 
3. Und es geht um deinen Wunschkunden, der von gut organisierten Prozessen profitiert

Mit einem strukturierten System kannst du getrost delegieren. Wenn...

1. ... deine Prozesse klar sind
2. ... deine Positionierung klar ist
3. ... deine Leidenschaft klar ist. 

Wie geht das, das dies alles klar ist? Naja, indem du dich und deinen Wunschkunden kennst.

Hört sich so einfach an und im Grunde ist es das auch. Beantworte dir dazu eine Frage; ganz klar, genau und konkret.

Was möchtest du für eine Dienstleistung anbieten?  Wenn deine Antwort jetzt lautet: "Immobilien verkaufen," dann ist das zu unklar, zu ungenau, zu unkonkret. Das kann nämliches vieles bedeuten, z.B.

• Du verkaufst besonders schnell
• Du verkaufst besonders ordentlich
• Du verkaufst in einer Region
• Du vermietest und/oder du verkaufst
• Du verkaufst nur eine Art von Immobilien
• Du bist du in der Projektentwicklung tätig

Die Liste könnte noch ziemlich lang werden.

Es sind alles Fragen, die Besucher einer Immobilienmakler-Internetseite gerne beantwortet hätten - und zwar schnell.

Leider werden diese Fragen in den seltensten Fällen beantwortet. Dafür muss man lange nach einer Antwort suchen, viel zu lange. Wenn man denn überhaupt eine Antwort findet. Diese Zeit und Lust haben die wenigsten Besucher der Immobilienmakler-Internetseite.

Anstatt zu schreiben: "Immobilienmakler aus Leidenschaft", schreib doch bitte in die Headline, was genau deine Leidenschaft ist.

Und Aha, schon weiß der Leser, ob er bei dir richtig ist.

Dass das nicht ganz so einfach ist, weiss ich. Aber wenn du es nicht weißt, woher soll es der Besucher wissen?

Was würdest du mir antworten, wenn ich dich frage, was dein Produkt ist? Und wenn du nicht "Immobilien verkaufen" antworten dürftest.

Wechseln wir mal den Standpunkt und schauen dein Gegenüber an: Deinen Wunschkunden.

Verlasse deine Perspektive und versetze dich in die Perspektive deines Wunschkunden. Es gibt dazu einen kleinen Trick und der besteht daraus, bei Besprechungen einen "Kundenvertreter" mit an den Tisch zu setzen.

Ihn fragst du, was er von einer neuen Idee hält, ob er überhaupt versteht, wovon du gerade redest und was er sich wünschen würde. Dieser Kundenvertreter muss noch nicht mal eine reale Person sein. Es reicht schon aus, wenn du ein Bild einer Person auf den Tisch stellst. Du wirst automatisch deinen Wunschkunden mehr in deine Entscheidungen miteinbeziehen.

Und das ist ein wichtiger Aspekt bevor du die nächsten Schritte gehst, um mehr Struktur ins Unternehmen zu bekommen.

Ding Nr. 3 ist dein zweites Standbein

Der nächste Schritt ist der in die Online-Welt.

Die Erfahrung hast du bestimmt auch schon oft gemacht, dass du einfach mal was auf Social Media gepostet hast. Sei dort sichtbar, wo die Kunden suchen. Das ist okay. Besser ist:

Zeige dich auf Social Media und poste mit Struktur.

Als ich auf Instagram und auf Facebook  gestartet habe, habe ich rumprobiert; einfach so á la mehr ist gut, noch mehr ist besser. Das hat Spaß gemacht, zu sehen wer reagiert, wie reagiert wird und ich habe mich über jeden neuen Follower gefreut.

Nach einer Weile dachte ich darüber nach, was mir die Follower bringen und mir wurde bewusst, das "einfach mal was Posten" nicht wirklich einen Sinn hatte. Der Geschäftssinn fehlte.

Inzwischen hat jeder meiner Beiträge einen Sinn und ist Teil eines Systems. 

Irgendeiner dieser Aufgaben erfüllen meine Beiträge auf Social Media: sie leiten auf meinen Internetseite, sie leiten zum Terminkalender, sie leiten zu einem Angebot. Sie haben auch den Sinn, dass meine Wunschkunden mich kennenlernen und einschätzen können, ob sie mit mir arbeiten wollen. 

Durch diese Vorgehensweise ist meine Zeit auf Social Media keine Zeitverschwendung mehr. 

Das Posten von Beiträgen ist Bestandteil meiner Strategie geworden und sie gehören zu einem funktionierenden System dazu: dem strukturieren Arbeiten.

Und das funktioniert, weil ich die ersten beiden Schritte erarbeitet habe und den vierten mit integiere. 

Ding Nr. 4 ist die Sinnlichkeit

Und das dieses System funktioniert, in dem Sinne, dass ich nicht im Nirvana des Internets verschwinde, sondern meine Wunschkunden von Social Media aus auf meiner Internetseite landen, hat damit zu tun, dass ich mich vorher in die Perspektive meines Wunschkunden versetzt habe.

Hätte ich mich nicht mir mit und meinen Wunschkunden befasst, würde ich weiterhin Zeit verschwenden.

Das tun auch noch viele Immobilienmakler*innen und so wundert es nicht, dass sie mit dem Tagesgeschäft so sehr beschäftigt sind, dass sie immer weniger Zeit haben, sich mit der Akquise zu beschäftigen.

Dabei kann alles ineinander übergehen und mit weniger Zeit, mehr erreicht werden.

Wäre z.B. dieser Blogartikel nicht Teil einer Struktur, dann hätte er eine andere Überschrift. Da er Teil eines Systems ist, habe ich zuvor eine Keywordanalyse getätigt.

Im ersten Stepp bedeutete dies, mehr Arbeit als einfach drauf loszuschreiben. Langfristig bringt es aber viel mehr Traffik auf diese Seite und dies mündet in mehr Umsatz.

Denn auf der Internetseite befinden sich passende Angebote, die sich genau auf das Thema beziehen und als sogenannte PopUp-Fenster öffen oder sie befinden sich innerhalb des Blogbeitrages.

In der Immobilienwelt ist jedes Immobilienexposé so ein Angebot. Ein Angebot, das der Besucher haben möchte. In der Onlinewelt nennt man solch ein "Haben-Wollen-Angebot": Leadmagnet, weil es einen Lead (engl. Interessent) wie mit einem Magnet anziehst.

Beim Exposé zeigst du ein paar Bilder, benennst ein paar Fakten, machst neugierig und wenn der Lead mehr wissen will, dann muss er seine Kontaktdaten hinterlassen. Dadurch verlässt er die Anonymität und es kann ein persönlicher Kontakt hergestellt werden.

Diese Art von Leadmagnet nutzt du sicherlich auch; oftmals noch "umständlich" über ein Immobilien-Suchportal anstatt unmittelbar über deine Internetseite.

Was eher weniger Immobilienmakler*innen nutzen, ist ein Leadmagnet für Immobilieneigentümer. Denn was für Suchende funktioniert, funktioniert auch für Verkäufer.

Überlege dir: Was kannst du Immobilieneigentümer*innen anbieten, damit du mit ihnen in Kontakt treten kannst.

• Eine Checkliste für den Immobilienverkauf?
• Ein Beratungsgespräch?
• Einen Ratgeber, was man bei dem Verkauf eines Denkmals beachten sollte oder bei dem Kauf eines Denkmals (denn wenn er kauft, wird er sicherlich auch irgendwann etwas verkaufen wollen).
• etc.

Ding Nr. 5 : Arbeitsabläufe strukturieren

Und damit bin ich beim 5. Ding angekommen, das du unbedingt brauchst, wenn du strukturiert arbeiten willst.

Der Automation und bei diesem Beispiel der Automatisierung deiner Termine!

Das hört sich nicht so persönlich an, ist es aber.

Wenn mich Kunden fragen, womit sie starten sollen, um strukturiert arbeiten zu können oder um Abläufe zu automatisieren, lautet meine Antwort: Starte mit einem Termin-Buchungssystem.

Das ist ein Kalender, der online zur Verfügung gestellt wird und als Link auf deiner Internetseite integriert werden kann. Er ermöglicht den Besuchern deiner Internetseite schnell und einfach mit dir in Kontakt zu treten und einen Termin zu buchen.

So wie die Keywordrecherche vor dem Schreiben eines Blogartikel, erst einmal ein mehr an Arbeit ist, aber langfristig sinnvoller ist, so verhält sich das auch bei der Automatisierung. In diesem Falle dem Termin-Buchungssystem. Im Vorfeld müssen zuerst die Termine gordnet, nein sortiert werden. 🙂 

Du weißt inzwischen, welche Arbeit dies bedeutet: Abstand nehmen - Überblick verschaffen - Abläufe notieren - hinterfragen - Neues erörtern - den Wunschkunden miteinbeziehen - ohne blinden Eifer, ohne Vorurteile, alles miteinbeziehen.

Bei meiner aktiven Zeit in der Immobilienvermarktung haben wir innerhalb des Immobilienexposés den Link zum Online Terminkalender integriert. Mit Erhalt des Exposés konnten sich die Interessent sofort einen Besichtigungstermin auswählen und rundum die Uhr, 24 Stunden, 7 Tage die Woche, den Kalender erreichen und buchen oder verschieben.

Das hast du sicherlich auch schon erlebt, dass ein Termin verschoben werden muss und du stundenlang versucht hast, den Kunden zu erreichen. Das ist dir schon so ergangen und deinem Kunden auch.

Mit einem Online Terminkalender entfällt dieses lästige Hin-und-Her-Ping-Pong telefonieren. Diese unnütze Arbeit entfiel für uns und für den Wunschkunden. Mein Partner hatte nun viel mehr Zeit für die Kunden beim Besichtigungstermin und auch viel mehr Ruhe, um sich vor dem Termin mit ihnen auszutauschen. In der Gewissheit, dass alles andere automatisiert abläuft.

Das gelingt durch strukturiertes arbeiten.

Es fanden auch viel mehr Termine statt, da es so einfach ist Termine zu vereinbaren, zu verschieben, zu stornieren und natürlich erinnert das System auch an den Termin - automatisiert.

Ein weiteres Beispiel, dass der Mensch im Mittelpunkt steht bei der Digitalität und nicht die Technik.

Es ist ein mehr an Arbeit ein solches System zu integrieren, da es umfassend genutzt werden kann.

Nicht nur für die Vereinbarung von Terminen, sondern auch für die Vorbereitung und Nachbereitung und um sämtliche Terminarten. Zur Vorbereitung eines Notartermin können z. B. Formulare mit versendet werden, um die notwendigen Auskünfte zu erhalten. Alles Abläufe, die sich immer und immer wiederholen und wenn sie nicht strukturiert bearbeitet werden, in mehr Arbeit münden.

Wenn sie strukturiert bearbeitet werden, sind sie qualifizierter, effizienter und münden in mehr Umsatz - und das bei weniger Zeiteinsatz.