92* Die Rolle von CRM-Systemen im Vergleich zu E-Mail-Marketing-Tools

Heute tauchen wir tiefer in die Welt der CRM-Systeme ein und vergleichen sie mit E-Mail-Marketing-Tools.

In unserer letzten Episode haben wir uns speziell auf das immobilienspezifische CRM-System von Propstack konzentriert. Diesmal erweitern wir das Thema und prüfen, ob ein CRM-System oder ein E-Mail-Marketing-Tool besser geeignet ist, um den Anforderungen moderner Immobilienunternehmer*innen gerecht zu werden.

Außerdem stelle ich dir unsere neue Community für Digitalität-Unternehmer*innen vor, die am 13. Juni startet – genau einen Tag vor dem Beginn der Fußball-Europameisterschaft.

Freu dich auf spannende Diskussionen und inspirierenden Austausch, der dir hilft, deine Kundenbeziehungen und digitalen Prozesse zu optimieren. Bleib dran, es wird spannend!

 In der letzten Folge, in der Nummer 91, bin ich auf das immobilienspezifische CRM-System von der Firma Propstack eingegangen. Und da hatte ich auch erwähnt, dass das Ganze jetzt eine Mini-Serie wird. Also innerhalb des Podcasts widme ich mich jetzt dem Thema CRM-Systeme. Nicht nur den immobilienspezifischen, sondern auch freien Tools, also das jetzt nicht speziell für die Immobilienbranche erstellt worden ist, zu vergleichen, ob man nicht auch dort entsprechende Themen, wie die wir als Immobilienmakler*innen, Innenprojektentwickler*innen oder was auch immer Unternehmer*innen aus der Immobilienbranche sind, was sie für spezielle Anforderungen haben, dass man die inzwischen nicht selber in diesem CRM-System darstellen kann.

Jetzt werde ich das Ganze nicht nur hier im Podcast "zur Sache Digitalität" erläutern, ich wünsche mir dazu vielmehr noch einen Austausch mit dir und mit Gleichgesinnten. Also nicht nur, dass wir zwei uns austauschen darüber, was benötigt wird, sondern, dass wir auch untereinander uns inspirieren lassen über die Ideen, die jemand hat oder auch dieses ja die Inspiration zu bekommen, was kann man umsetzen und was ist sinnvoll zum Beispiel in einem CM-System darzustellen oder in einem E-Mail-Marketing-Tool darzustellen.

Und diese Plattform möchte ich dir geben, die möchte ich uns geben und zwar in der Community der Digitalität Unternehmer*innen in einem Club, in einem geschlossenen Raum, was jetzt nicht wie eine Facebook-Gruppe zu verstehen ist oder eine Gruppe in einem anderen Social Media System, sondern eine Community, wo wir auch Videos austauschen. Also es ist auch von der Benutzerfreundlichkeit viel besser.

Und viel besser als den 13. Juni kann ich mir für so einen Start für so eine Community gar nicht vorstellen, denn wenn du es noch nicht mitbekommen hast, am 14. Juni startet ja die EM, also Fußball wird dann wieder sehr großes Thema sein und ja ich finde es immer wieder faszinierend, wie das Freude bereitet, welcher Enthusiasmus vorhanden ist und diese Power und dieses Wissen diese Community, das hat mich inspiriert, dann auch den Start meiner Community mit dir, mit Gleichgesinnten aus der Immobilienbranche am 13. Juni zu starten.

Und wenn dich das interessiert, dann kannst du dich jetzt schon mal auf die Liste schreiben, damit du auch informiert wirst, wann es losgeht, wie es losgeht und dich schon mal darauf vorfreuen. Und das kannst du sehr gerne tun auf der Internetseite digitalität.gmbh und dann ein Slash für Office Home, also nicht Home Office, sondern dein Zuhause für dein Büro.

Da wird es dann auch so sein, dass ich zu den Themen, die ich hier bespreche, entsprechende Videos gibt, dass man noch einen weiteren, tieferen Einblick zum Beispiel in das Tool von Propstack bekommt, das ich ja in der letzten Woche vorgestellt habe. Das Thema CRM-System. Wofür brauchst du das eigentlich und brauchst du es überhaupt? Welche Geschäftsprozesse, welche Abläufe werden denn da für dich abgelegt oder besser händelbar?

Da möchte ich mal ein paar Punkte zu sagen. Also zum einen ist es natürlich toll in so einem System eine zentrale Stelle zu haben über alle Kundeninformationen. Jetzt nicht nur die persönlichen Daten, Kontaktadresse, E-Mail, Telefonnummer, sondern auch was hast du mit demjenigen besprochen, wie viele Aktivitäten hast du schon mit ihm gehabt, also sind es Vorstellungen, Angebotsgespräche, Strategiegespräche, hat er schon ein Produkt von dir erworben?

Also das alles schnell in einer einzigen Datenbank zu übersehen und einen schnellen Zugriff auch dazu zu haben. Ja, wahrscheinlich auch gerne die Social Media Portale oder Accounts dann jeweils dazu hinterlegen, so einen umfassenden Überblick über den Kunden zu bekommen. Und nicht nur, dass du die hast, sondern natürlich auch dein Team. Denn es sollte nicht so sein, dass wenn du in Urlaub gehst, dass kein anderer mehr weiß, was hat denn da jetzt stattgefunden.

Dafür haben wir ja die Digitalisierung, dass nicht nur von überall aus auf Daten zugegriffen werden kann, sondern auch jeder auf diese Daten zugreifen sollte. Ja und dann ist es natürlich so, dass automatisch eine verbesserte Kundenbeziehung besteht. Also wenn jeder immer up-to-date ist und weiß, was hat denn da stattgefunden, ja dann führt das zu einer besseren Kundenbeziehung und zu einer besseren Kundenbindung, zu einer höheren Zufriedenheit.

 Nicht nur die Zufriedenheit beim Kunden besteht, sondern auch insbesondere in deinem Team, weil es ist nichts kuddelmuddel, wie ich ganz gerne sage, sondern es ist, ja Klarheit besteht und das finde ich sehr wichtig, nicht stundenlang immer irgendetwas suchen zu müssen, sondern das sofort zu finden. Es verbessert also auch die Effizienz in deinem Vertrieb und auch in deinem Marketing, weil du kannst in einem CRM System automatisierte Aufgaben anlegen, also für alles was du routinemäßig immer machst.

Und da ist jetzt eine leichte Abgrenzung oder ein Vergleich möglich zu einem E-Mail-Marketing-Tool, denn natürlich wenn du über Werbung, über Content den du nach draußen gibst, Leads einsammelst, also über eine Landingpage, ein Formular heißt, wo dann diejenigen sich eintragen können, dass sie mit dir in Kontakt treten wollen oder dass sie einen Ratgeber von dir haben möchten, was auch immer du da anbietest als Lead-Magnet, also etwas was deinen Interessenten magisch anzieht, dann kannst du dann diese Daten natürlich ins CRM übertragen, diese Kundenbeziehung aufzubauen. 

Du kannst sie aber auch ins E-Mail Marketing Tool übertragen und dort automatisierte Prozesse ablaufen lassen und Follow-up E-Mails versenden. Das ist in beiden Systemen möglich, in einem E-Mail-Marketing-Tool und auch in einem CRM-System.

Bei beiden kannst du automatisiert diesen Vertrauensaufbau stattfinden lassen. Der Unterschied, der wesentliche Unterschied ist, dass du bei einem E-Mail-Marketing-Tool dem Interessenten oder auch dem Kunden, also dem Kontakt, der da jeweils angelegt ist, die Möglichkeit gibst, sich auch abzumelden aus diesem System, mit dem du wahrscheinlich Newsletter versendest oder auch andere E-Mails, halt diesen Vertrauensaufbau vorzunehmen. Das ist hingegen in einem CRM-System nicht möglich. Das kann man sich eigentlich ganz leicht behalten, denn der Begriff Customer Relationship Management macht es ja schon deutlich.

Da geht es mehr wirklich den Kunden, also den Customer und bei dem E-Mail Marketing Tool geht es mehr um den Lead, diesen Vertrauensaufbau von neuen Kontakten, die du hast. Du könntest also hingehen und eine ganz strikte Trennung machen, dass deine Kunden nur im CRM-System gespeichert werden und deine Leads nur im E-Mail-Marketing-Tool gespeichert werden. In beiden Systemen kannst du sehr gut Analysen erfassen. Also schauen, wie reagiert denn mein Kontakt, wie verhält er sich, auf welche Links klickt er, welche Themen interessieren ihn und das bedeutet natürlich, dass du deine Zielgruppe, deinen Wunschkunden immer besser kennenlernst und das mündet natürlich dann auch in höheren Umsätzen für dich.

Zu schauen, was interessiert ihn. Du kannst die Kunden, die ganze Kommunikation verbessern, relevanteren Content veröffentlichen, weil du halt deinen Kunden besser verstehst und du hast dadurch auch mehr Verkaufschancen, also du kannst diese viel schneller identifizieren. Nahezu alle Systeme sind heute mobil fähig, also dass auch entsprechende Apps genutzt werden können, die du von unterwegs benutzen kannst und das ist ja auch gerade in der Immobilienbranche sehr wichtig.

Ja und dass natürlich auch die Datenschutzthemen berücksichtigt werden, also gewisse Automatisierungen vorhanden sind. Das ist auch fast überall gewährleistet. Also wenn das einer nicht gewährleistet, dann wäre das kein Tool, was ich dir empfehlen würde. Der große Unterschied zwischen einem CRM-System und E-Mail-Marketing-Tools besteht natürlich darin, dass du deine Aufgaben und deine Aktivitäten, die du mit dem jeweiligen Kontakt hast, in einem CRM-System notierst. Sowas notiert man nicht im E-Mail-Marketing-Tool.

Dort, wie gesagt, kannst du analysieren und auch ein Scoring integrieren, also dass du Punkte vergibst für entsprechendes Verhalten des Kontaktes. Aber dort kannst du keine Aktivitäten integrieren. Ja, das Thema kommt auch noch und das ist natürlich auch ein wesentlicher Unterschied. Ich empfehle dir mit beiden Systemen zu arbeiten, weil es unterschiedliche Aufgaben sind. Und diese Integration, die ist auf jeden Fall wichtig, also die Integration von weiteren Tools. Es ist ja das Thema Verknüpfungen bei der Digitalität ein wichtiges Thema, denn es bringt dir ja nichts mit tausenden von Tools zu arbeiten, wenn die nicht miteinander verknüpft sind und nicht miteinander arbeiten. 

Du sollst auch nicht tausend Tools nutzen. Es reichen hier wirklich 10 bis 20 Tools, wenn man sie mal so zusammenfasst, mit denen du arbeiten solltest und auf jeden Fall mit einem CRM-System und auf jeden Fall mit einem E-Mail-Marketing-Tool. Das ist ja auch zum Beispiel schon so, dass das E-Mail-Marketing-Tool mit dem CRM-System verknüpft sein sollte.

Gerade dann, wenn du übers E-Mailing halt Leads generierst und dann soll er ja rüber switchen und ein Kunde werden und ins CRM System gelangen. Aber auch die Integration oder die Verknüpfbarkeit mit einem Online Terminbuchungssystem oder mit einer Buchhaltungssoftware ja und auch an andere Tools, die dir die Arbeit erleichtern. Was kann das noch sein? Zum Beispiel das digitale Unterzeichnen von Verträgen, also von Maklerbeauftragungen. Das alles sollte verknüpfbar sein und das können die meisten Systeme auch.

Manche haben das vorkonfiguriert und wenn nicht, dann ist das meistens über eine sogenannte Zapier-Schnittstelle möglich, also ein Tool Zapier, durch das sehr viele Verknüpfungen zwischen unterschiedlichen Tools darstellbar ist. Ja, also nutze solche Tools, effizient arbeiten zu können, die Freude bei der Arbeit zu haben, auch dann tiefe und wertvolle Beziehungen zu deinen Kunden, zu deinen Leads aufbauen zu können. Und das ist halt langfristig wirklich eine Grundlage für dein planbares Wachstum. Insofern nutze E-Mail-Marketing-Tools und nutze ein CRM-System.

Propstack habe ich dir in der letzten Folge etwas näher gebracht und gerne tauschen wir uns da auch in der Community drüber aus. Also melde dich gerne an. Den Link findest du auch immer unterhalb der Show Notes oder dort wo du gerade diesen Podcast hörst oder auch siehst auf YouTube oder darüber liest. Und weitere CRM-Systeme werden ja dann folgen und ich freue mich auf den gemeinsamen Austausch und die Inspiration in der Digitalität-Unternehmer*innen-Community, dem Club dazu.

Und noch wichtig, also wir werden uns natürlich nicht nur über CRM-Systeme dort in diesem Club austauschen, sondern es werden alle Themen, die zu Prozessen, die zu Marketing und die zu Tools notwendig sind in der Immobilienbranche, austauschen. Ja, bis dahin, also zum 13. Juni oder bis zur nächsten Podcastfolge verbleibe ich, deine Digitalität Unternehmerin Beate.