91* Propstack im Detail: Einblicke in das CRM für die Immobilienbranche

Heute stürzen wir  in die spannende Welt der CRM-Systeme speziell für Immobilien. Wir schauen uns an, was Tools wie Flowfact, Propstack und Office drauf haben, und sprechen darüber, warum vielleicht ein allgemeineres CRM-System manchmal die bessere Wahl sein könnte. Ich erzähle euch auch von meinen persönlichen Eindrücken mit Propstack – was top war und was noch ein bisschen hakt. 

Transkript:

Wer will, der kann. Das ist ein Claim von einem Online-Marketer, nämlich von Calvin Hollywood. Das ist sein Künstlername und der hat mich heute auch inspiriert, trotzdem einen Podcast aufzunehmen, obwohl ich überhaupt keinen Schreibtisch habe und obwohl ich jetzt tatsächlich auf dem Bett sitze und diesen Podcast hier aufnehme. Als Beispiel für dich, wer will, der kann. Ja, bekannterweise ist es nicht immer so leicht alles umzusetzen, was wir uns vorgenommen haben. Wir setzen uns Ziele und dann passiert das Leben und wir geben das Ziel etwas auf oder wir legen es etwa nur mal kurz zur Seite.

Und bei mir ist das auch jetzt gerade so, denn ich bin ja umgezogen und mein großer Schreibtisch, den ich hatte, der passt jetzt nicht mehr so wirklich hier in die Wohnung und dann habe ich ihn auch tatsächlich jetzt verkauft und der neue ist bestellt, aber noch nicht da. Das heißt, ich habe im Moment keinen Schreibtisch und ja, wie ich es schon erwähnt habe, ich nehme diesen Podcast tatsächlich von der Bettkante aus auf, weil ich mir dann doch diesen Spruch vom Calvin Hollywood gegeben habe, wer will, der kann.

Und ich möchte ja den Podcast regelmäßig veröffentlichen, dir auch dazu verhelfen, dein Unternehmen zu transformieren, die Immobilienbranche zu digitalisieren und - du weißt es - auf jeden Fall dir die Freude bei der Arbeit beizubehalten. Und das Thema was ich jetzt starten werde ist ein Softwarevergleich der immobilienspezifischen Software, weil ich dich auf ein paar Unterschiede aufmerksam machen möchte und ich beziehe mich dann so auf Flowfact, Propstack und Office, weil das ja die am häufigsten genutzten immobilienspezifischen Software sind und ich möchte sie vergleichen zu einem CRM System, das nicht immobilienspezifisch ist und mein Tipp warum du dann vielleicht trotzdem ein nicht immobilienspezifisches CRM System nutzen solltest.

Das wird wieder eine Reihe werden, so wie ich es schon einmal gemacht habe, mit dem wunderbaren E-Mail-Marketing-Tool von Clicktip. Das sind die Folgen 62 bis 68 in diesem Podcast, wo ich wirklich ausführlich einige Merkmale von Clicktip erläutert habe, warum ich dir empfehle, damit zu arbeiten. Und genauso wird es jetzt eine Serie geben zu digitalen Tools. Und die immobilienspezifischen habe ich mir noch gar nicht so konkreter mit dir gemeinsam angeschaut, also hier in einem Podcast veröffentlicht. Insofern wird das denn dann jetzt auch kommen. Dazu wird es auch ein Video geben, also dass ich dir wirklich Einblick in die Tools gebe.

Das wird aber dann nur in der Community stattfinden, denn es geht ja darum, dass wir in einem geschützten Raum wirklich uns austauschen wollen. Ich möchte auch deine Meinung hören, die Meinung der anderen, was sie an den Tools lieben, was ihnen fehlt, was ihnen gefällt, was sie für Erfahrungen gemacht haben, dann auch jeweils auf die Geschäftsprozesse eingehen zu können, dir vorzustellen, wie man das Ganze lösen kann. Und diese Inspirationen dazu oder die konkreten Anleitungen, die möchte ich dir wirklich in einer Community geben.

Deswegen startet ja auch am 13. Juni eine Community der Digitalität Unternehmer*innen Club und das Datum ist einen Tag vor der EM, denn die EM ist doch so ein Community-Ereignis. Also einen schöneren Vergleich kann man da meines Erachtens gar nicht nehmen oder geben, denn ich bin kein Fußballfan, aber EM und WM, das sind die Dinge, die ich wirklich regelmäßig auch schaue, weil ich diese Community, diese Gemeinschaft, das einfach liebe und richtig schön finde. Und diese Emotionen, die möchte ich auch in unsere neu zu gründende Community geben. Wie gesagt, sie wird es geben ab dem 13. Juni.

Du kannst dich aber auch jetzt schon eintragen als Interessent. Den Link zu der Internetseite verlinke ich natürlich unterhalb des Podcasts. Es ist die Adresse meiner Internetseite digitalität.gmbh.de

Also Homeoffice kennen wir alle, aber Office Home, das sagt schon, um was es dabei geht. Es geht also um die Gemeinschaft, Austausch, Inspiration und natürlich auch Videos, die ich dann dort insbesondere vorstellen werde. Ich habe mir Propstack angeschaut und gebe dir hier schon mal eine kleine Zusammenfassung, was mir gut gefallen hat und was mir weniger gut gefallen hat. Fangen wir mit dem an, was mir gefallen hat. Das ist zum Beispiel das relativ schlichte Design, also es ist nicht überladen, man kommt da recht gut direkt mit klar mit der Bedienung. Es ist so aufgebaut, wie wir es auch gewohnt sind.

Auf der linken Seite sind die unterschiedlichen Register und da klicke ich dann drauf und letztendlich funktioniert es so, was ich auch von einer immobilienspezifischen Software erwarte, also mit einem Content Management, nicht mit einem Content, mit einem CRM System, also Customer Relationship Management, dass ich hier Kundenbeziehungen aufbauen kann und das Ganze auch nachhalten kann.

Das heißt, ich habe natürlich die Anbindung an meinen E-Mail-Account, das auch von meiner Domain aus versendet wird, dass ich das verknüpfen kann. Dann habe ich das Register Kontakte, wo die Kontakte entsprechend, ob jetzt Auftraggeber oder Käufer oder Mieter, die es sein mögen, also dass ich diese Kontakte anlegen kann und natürlich, dass dann auch die jeweiligen Objekte, die Immobilien dort zugeordnet werden, sodass ich zum einen vom Objekt aus sehen kann, welcher Kontakt hat dieses Objekt bekommen und genauso vom Kontakt aus sehen kann, welche Objekte habe ich ihm angeboten. 

Es ist auch ein Kalender integriert. Das ist auch einfach in der Handhabe. Ich bleibe aber erstmal noch bei den guten Sachen, die mir gefallen haben, also dass es so einfach und übersichtlich ist. Und was ich sehr gut finde, dass es eine Rubrik Deals gibt. Das heißt, also wo kann ich einen Deal abschließen? Und zwar, dass dort eine Zeitleiste angezeigt wird oder ein Status, wo befinde ich mich gerade in dem Abschluss eines Deals.

Also habe ich erst den Kontakt geknüpft, bin ich schon beim zweiten Termin, habe ich schon eine Bewertung der Immobilie vorgenommen, also ich bin jetzt bei der Auftragsannahme oder habe ich schon den Maklervertrag unterzeichnet, ist er gegengezeichnet und wurde er zurück gesendet. Also da kann ich dann schön mir auch Statistiken machen und sehen, Mensch, wie viele Objekte haben wir gerade in der Pipeline, sie abzuschließen, bei uns ins Portfolio zu bekommen und natürlich auch das gleiche als Deal, wenn eine Immobilie verkauft werden soll.

Ist der Besichtigungstermin gewesen, ist der Dokumentenraum geöffnet, wurde die Finanzierung geprüft, liegt da alles vor und ist der Notartermin terminiert oder hat er auch stattgefunden? Und wurde letztendlich die Provision gezahlt? Denn das ist ja der eigentliche Abschluss in unserem Geschäft. Ja, das ist alles schön dargestellt und entsprechend kann man sich ja dann die Statistiken anzeigen lassen oder sieht, wo man halt gerade dran ist. 

Das fand ich gut, weil das nicht unbedingt in jeder immobilienspezifischen Software-CM-System vorhanden ist. Es gibt auch noch die Unterscheidung zwischen Objekte und Projekte, da habe ich aber wirklich in der Anwendung Schwierigkeiten gehabt diese Einheiten auch wirklich anzulegen die zu einem Projekt gehören beziehungsweise mir ist es tatsächlich auch nicht gelungen. Also die Benutzerfreundlichkeit war nicht überall so wirklich gegeben. Und dann gibt es auch noch, dass ich die Aufgaben oder die Aktivitäten, die ich zu einem Objekt oder die du zu einem Objekt oder zu einem, mit einem Kontakt tätigst, dass die auch nochmal gesondert aufgeführt werden.

Also ich kann immer mehrfach irgendwo etwas nachschauen, also zum einen beim Kontakt sehen, welche Aufgaben, welche Aktivitäten haben da stattgefunden. Aber es gibt auch den Reiter, dass das nochmal einzeln aufgeführt wird, so dass ich auch wirklich direkt sehe, ah, ich habe jetzt morgen einen Termin, da soll eine Besichtigung stattfinden, da habe ich mir eine Wiedervorlage zu einem Dokumentenraum getätigt, dass ich Unterlagen einholen muss und und und. Also nicht nur Kalenderansicht, sondern auch andere Aufgaben und Aktivitäten. Und natürlich kann man im Team zusammenarbeiten, man kann sich Teams anlegen, die dann vielleicht unterschiedliche Rollen in diesem CRM-System haben, also unterschiedliche Berechtigungen und dann auch gemeinschaftlich an etwas zusammenarbeiten können.

Und natürlich gibt es auch neben dieser ganzen Ansichtsseite auch eine Verwaltung des Ganzen und über die Verwaltung kann man Erweiterungen dazu buchen, also ich nenne es ja immer Verknüpfungen und die sind natürlich besonders wertvoll, denn da habe ich die Möglichkeit unter anderem künstliche Intelligenz anzubinden, nämlich Chat GPT. Das heißt, du kannst sofort in Propstack deine Exposé-Texte mit Chat GPT bearbeiten und musst dann nicht immer hin und her switchen zwischen den unterschiedlichen Tools. Das spart jeden Tag ein paar Sekunden, ein paar Minuten und ist daher wertvoll. Natürlich sind auch andere digitale Tools und Propstack anbindbar, also als Erweiterung zu verknüpfen, ob es jetzt die Firma Bottimo ist oder Immogent, auch einige Tools von Propstack, die das Ganze noch erweitern zu den Themen, zur Erfassung von Tippgeberprovisionen oder auch, was hatten wir noch, Freigabeprozesse, die man dann in Aufgaben abbilden kann.

Ja, und auch natürlich Energieausweis 48 und der Anbieter Sprengnetter ist verknüpfbar. Auch Automatisierung tätigen zu können, gibt es auch noch DocuSign, damit du Maklerverträge digital zum Beispiel unterzeichnen lassen kannst. Es gibt aber auch noch die Möglichkeit, wen hatte ich hier noch gesehen, wen ich unbedingt erwähnen wollte, klar Immobilienportale. Grundsätzlich ist Immobilienscout schon mal vordefiniert, aber du kannst auch andere Portale noch hinzunehmen. 

Ja, und Zapier gibt's. Zapier ist eine Schnittstelle, mit der du quasi alle Automatisierungen anbinden kannst, aber Zapier kostet natürlich auch noch, wenn du ganz viele unterschiedliche Tools anbinden möchtest und es ist natürlich noch ein Zwischen-Step, weil du halt von Propstack zu Zapier zu einem anderen Tool verknüpfst. Besser ist immer diese direkte Verknüpfung. Ja, es sind also einige Erweiterungen vorhanden, mit denen man sehr gut arbeiten kann und auch Verbindungen direkt zur Internetseite, wenn es eine WordPress-Internetseite ist und das ist ja auch genau das, was ich dir empfehle, nämlich mit WordPress zu arbeiten, damit du halt auch wirklich völlig frei bist bei der Verknüpfung deiner Internetseite mit anderen Tools.

Das zeigt sich auch jetzt hier bei Propstack. Ich habe einen Blogartikel auch zur Internetseite geschrieben, den werde ich dir auch verlinken unterhalb der Show Notes, weil ich das jetzt so ad hoc gar nicht weiß, welche Nummer das war. Aber wie gesagt, du findest das immer unterhalb des Podcasts in den Show Notes. Dort findest du auch übrigens die Möglichkeit, diesen Podcast zu bewerten. Du brauchst einfach nur runterscrollen und auf einer dieser Sternchen zu klicken. Natürlich sehr gerne 4, 5 Sterne anklicken und dann hast du diesen Podcast bereits bewertet und natürlich freue ich mich auch über ein Feedback, was dir gefällt oder was dir fehlt, so dass ich mich mit meinem Content auch an deine Wünsche anpassen kann. So, wir waren bei den Erweiterungen. Es gibt auch noch einen API-Schlüssel, das ist auch immer Automatisierung tätigen zu können.

Und kommen wir mal zu den Dingen, die mir vielleicht nicht so sehr gut gefallen haben. Da sehe ich nämlich jetzt bei den Einstellungen zum Beispiel das Thema DSGVO, also Datenschutzgrundverordnung. Ja, die wird natürlich in ihren Grundzügen berücksichtigt, also dass ein Double-Opt-In-Prozess stattfindet, beziehungsweise du kennst es als die Widerrufsbelehrung, dass derjenige, der sich einträgt auf ein Formular, das Ganze noch mal bestätigen muss oder halt auch bestätigen muss, dass er sofort das Exposé sehen möchte und nicht diese 14 Tage warten muss, was jetzt nicht unbedingt mit der Datenschutzgrundverordnung zu tun hat.

Aber so rechtliche Vorgaben, die werden bei Propstack berücksichtigt und im System wird dann notiert, an welchem Datum das Ganze stattgefunden hat. Du hast also keine E-Mail noch mal als Nachweis, dass irgendetwas abgefragt wurde oder abgehakt wurde, sondern es steht ein Datum in deinem Propstack-Account, wann das Ganze stattgefunden hat. 

Wenn du jetzt einen Newsletter über Propstack verschicken möchtest, was nicht der ursprüngliche Gedanke eines CRM-Systems ist, aber natürlich kannst du über einen Verteiler E-Mails versenden, dann ist es in Europa gemäß der Datenschutzgrundverordnung ja notwendig, dass auch der Empfänger nachschauen kann, welche Daten sind denn hier gespeichert. Also er hat ein Recht auf Auskunft, er hat ein Recht auf Veränderungen, also Aktualisierung dieser Daten und er hat auch das Recht, sich austragen zu dürfen. Das ist jetzt nicht automatisch in Propstack vorhanden.

Da müsste man mal noch schauen, wie man das halt nachbaut, wenn man wirklich einen Newsletter über Propstack verschickt. Das könnte man dann zum Beispiel in der Signatur integrieren. Genauso auch, ja es gibt eine ganze Rubrik Automatisierungen, die ich einstellen kann, die du einstellen kannst und es sind auch schon bei Propstack einige vorgefertigt, die schon grundsätzlich vorhanden sind. Also zum Beispiel, dass wenn ein Termin stattgefunden hat, beziehungsweise ein Besichtigungstermin vereinbart wurde, dass dann sofort ein Deal, das was ich eben schon erläutert habe, angelegt wird. Also das macht ja auch Sinn, es hat eine Besichtigung stattgefunden und dann wird direkt ein Deal angelegt und dann kannst du damit weiterarbeiten. 

Also sind gerade mal zwei Schritte und ganz einfacher Workflow, also ein Arbeitsablauf, der hier automatisiert worden ist. Oder der, ein Beispiel, ein weiteres Beispiel, und das sind auch die überwiegenden, ich sag mal hier so 10 Beispiele, die sich immer auf den Termin beziehen, dass wenn ein Notartermin stattgefunden hat, dass dann beim Eigentümer auch ein Deal stattgefunden hat, also dass da der nächste Status angegeben wird. Jetzt hat der Notartermin stattgefunden.

Beim Eigentümer wird das dann entsprechend eingetragen und auch beim Käufer. Und bei der Vermietung gibt es zum Beispiel auch eine Automatisierung. Man hat das Objektfeedback, dann werden die Bewerbungsunterlagen versendet. Also, dann wird eine E-Mail versendet. Das sind so, ich würde mal sagen, zwei, vier, sechs, acht, zehn, zwölf, vierzehn Automatisierungen sind schon voreingestellt. Das ist auch schon ganz schön und auch ganz simpel und meines Erachtens auch in der heutigen Zeit selbstverständlich. Aber du kannst jetzt nicht mal gerade eben selber so einen Workflow anlegen. Es verhält sich da wirklich so, dass du dann jedes Mal den Support kontaktieren musst und darum bitten musst oder kannst eine weitere Automatisierung anzulegen.

Das ist auf der einen Seite natürlich wirklich ein toller Service, dass hier der Support für einen die Automatisierungen anlegt. Es ist auch nicht unbedingt kostenpflichtig, es ist wohl überwiegend kostenlos bzw. schon in den Preisen mit enthalten, die man monatlich zahlt. Man kann es aber natürlich auch so betrachten, es wäre schön, wenn es so benutzerfreundlich und intuitiv wäre, dass man solche Automatisierung easygoing selber anlegen kann. Wie gesagt, das kann man unterschiedlich betrachten. Jetzt habe ich schon kurz den Preis angesprochen, aber noch nicht benannt. Also 99 Euro ist mit Stand April 2024 der monatliche Preis oder die Gebühr für die Lizenz für einen Teilnehmer. Also da sind wir schon bei den höherwertigen Preisangaben.

Kommen wir noch zu der Sache Kalenderanbindung, die mich jetzt auch nicht so ganz überzeugt, denn die Kalenderanbindung, ja die bezieht sich natürlich, die jetzt in Propstack vorhanden ist, auf die Besichtigungen, die man zu den Objekten machen kann oder auch zu Terminen, die man sich selber notiert, also die Aktivitäten. Das alles kann man sofort im Propstack im Kalender eingeben und auch nach draußen geben, weil der Kalender kann natürlich im Exposé auch als Besichtigungsvorschlag integriert werden. Das ist auch alles gut und sollte auch heute so sein. Allerdings wollen wir ja nicht mit zwei Kalendern arbeiten.

Das heißt, deine anderen Tätigkeiten sollten auch in dem Kalender sichtbar sein und das funktioniert über die Synchronisierung der Kalender. Hier ist die Besonderheit, dass Propstack nicht mal gerade eben mit einem Google- oder Apple-Kalender verbunden werden kann. Es ist hier schon noch notwendig, ein Exchange-Kalender zu nutzen, also mit Microsoft zu arbeiten oder mit Google WorkDrive, irgendwie kann das alles auch verbunden werden. Das ist aber wie gesagt notwendig, dass man ein Exchange Kalender benutzt und ja wenn dem nicht so ist, dann muss man das halt noch umstellen.

Ich komme nochmal zum Abschluss auf positive Dinge. Natürlich eine Bewertung, die über die Anbindung mit Sprengnetter gegeben ist, die ist natürlich richtig wertvoll, dass ich auf die Kürze mal eine Bewertung der Immobilie vornehmen kann, dass es integriert und auch, dass ich dem Eigentümer auch ein Report regelmäßig zur Verfügung stellen kann. Und ja, dass auch grundsätzlich das Exposé eine Landingpage ist, also eine eigene Internetseite und kein PDF-Dokument.

Und diese Landingpage, die zeichnet sich ja immer dadurch aus, dass es ein One-Pager ist, also eine Seite, dass auf einer Internetseite eine Immobilie gezeigt wird und klar, da sind dann auch die Möglichkeiten gegeben, direkt einen Besichtigungstermin zu buchen, also dass dieser Kalender, der im Propstack vorhanden ist, dann auch verknüpft ist und natürlich ja dann eine eigene All vorhanden ist und diese All kann ich ja dann auch wieder auf unterschiedliche Art und Weise veröffentlichen. Schön ist auch noch ein Lead Score, den ich machen kann, das heißt eine Bewertung des Leads, also anhand seiner Aktivitäten kann ich den klassifizieren, dass ich erkennen kann, oh, dieser Lead ist tatsächlich sehr interessiert, zum Beispiel, dass er auf einen Link geklickt hat in einer E-Mail.

Und dadurch kann ich dann mich schneller entscheiden, also du natürlich immer, ob es sich hier um einen qualifizierten Lead handelt um den man sich vielleicht etwas mehr bemühen sollte und kontaktieren sollte und natürlich dann auch den Telefonhörer in die Hand nehmen sollte, als bei einem Lead, der sich noch nicht mal das Exposé anschaut. Ja, das sind so grundsätzlich die Möglichkeiten. Es gibt auch noch ein Schaufensterscreen, also ja klar, dass man die Ohren auch auf einem Schaufenster in einem Bildschirm, auf einem Bildschirm zeigen kann und ablaufen kann, also so kleine Feinheiten, die hier ja modern, in einem modernen Outfit von Propstack zur Verfügung gestellt wird. Toll ist, wie gesagt, alles was an Automatisierungen vorhanden ist, wegen der Verknüpfungen dieser Tools mit künstlicher Intelligenz zum Beispiel.

Das geht alles in die richtige Richtung. Das sollte auch heute so sein. Und ja, das soll es auch gewesen sein als kurze Zusammenfassung, was Propstack hier als CRM-System anbietet. Und ich freue mich natürlich auch hier auf dein Feedback und freue mich auch, wenn dir der Podcast gefällt und du diesen auch entsprechend weiter empfiehlst, anderen davon erzählst und bedanke mich im Voraus dafür. Und vergiss nicht, schon jetzt sich bei der Community einzutragen auf der Internetseite digitalität.gmbh.com, also ein Zuhause im Business, wo du Inspirationen bekommst, wo wir uns austauschen werden und noch einige Dinge mehr stattfinden werden. Du kannst dich dort schon mal registrieren und dann bekommst du auch die weiteren Infos, wie es dann konkret weitergeht oder startet am 13. Juni. Bis dahin eine schöne Zeit, deine Digitalität Unternehmerin Beate.