93* Die zwei wichtigsten Tipps, wenn du mit einem CRM-System startest

Willkommen zurück zur neuesten Episode von „Zur Sache Digitalität“, in der wir uns heute intensiv mit CRM-Systemen beschäftigen wollen.

Ich zeige euch, was wirklich zählt, wenn es um Customer Relationship Management geht.

Ich werde nicht nur die Bedeutung eines guten CRM-Systems für die Verwaltung von Kundenbeziehungen beleuchten, sondern auch zwei entscheidende Tipps teilen, auf die man achten muss, um das passende System für die eigenen unternehmerischen Bedürfnisse auszuwählen.

Von der Wichtigkeit der Datensichtbarkeit und Zusammenarbeit im Team bis zur Skalierbarkeit und Integration verschiedener Tools.

Zudem wird eine neue Community vorgestellt, der Digitalität Unternehmer*innen-Club,  in dem Gleichgesinnte Wissen austauschen und voneinander lernen können.

Bleibt dran, wenn wir tiefer in die Welt der CRM-Systeme eintauchen und erfahren, wie sie effektiv eingesetzt werden können, um Prozesse zu optimieren und Kundenbeziehungen zu stärken.

CRM Systeme. Ja worauf kommt es denn nun wirklich an? Also wirklich wirklich wirklich. Das möchte ich heute in einer kurzen Podcast Folge dir mit auf den Weg geben. Herzlich willkommen oder schön, dass du da bist und wieder zuhörst bei "zur Sache Digitalität". Hier geht es um Marketingwissen, Prozesse und Tools, die ich dir gerne vorstelle beziehungsweise dir auch so viel Marketingwissen vermitteln möchte, wie du benötigst deinen Alltag, deinen unternehmerischen Alltag zu bewerkstelligen. Ja und natürlich auch, dass du dir bewusst bist über deine Prozesse und wie du sie offline als auch online darstellen kannst, damit du dir ein System aufbauen kannst, das zuverlässig läuft.

Ja und aktuell im Fokus sind CRM-Systeme, also Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement Tools, die du haben solltest, beziehungsweise natürlich nur ein System solltest du haben und schau dir gerne oder hör dir gerne die vorherigen Episoden an, denn da habe ich mal mit dem CRM System von Propstack begonnen, dann habe ich einen Vergleich gemacht von E-Mail Marketing Tools zu CRM System und heute möchte ich dir ja quasi zwei wesentliche Tipps geben, worauf es ankommt beim CRM System. Warum du ein CRM System brauchst, ja das sollte eigentlich klar sein.

Das heißt, du kannst nämlich in einem CRM System die Daten einer Immobilie einem Kunden zuordnen. Du hast wirklich eine 360 Grad Übersicht über die Aktivitäten mit deinem Kunden, mit deinem Interessenten. Du solltest dann dort auch sehen können, wo du dich gerade befindest im Verkaufsprozess. Sind wir bei der Akquise, sind wir bei der Besichtigung oder sind wir kurz vor dem Notartermin. All das, damit du immer so siehst, ja was habe ich gerade in der Pipeline und was steht jetzt alles an.

Du hast einen super Überblick, alle notwendigen Informationen, also bei der Immobilienbranche, da hast du alle Dokumente hinterlegt, die du brauchst. Das spart dir Zeit, Das spart nicht nur dir Zeit, sondern deinem ganzen Team. Und das ist auch ein wesentlicher Faktor für ein CRM System, dass du im Team zusammenarbeiten kannst und jeder kann jeden zu jeder Zeit vertreten.

Also weil einfach alles dokumentiert ist und ihr up-to-date seid. Und natürlich empfehle ich ein CRM System, das in der Cloud arbeitet. Aber ich glaube, das ist inzwischen super normal geworden, wo noch vor ein paar Jahren alle aufgeschreckt sind. Ja, meine Daten in der Cloud, das geht doch gar nicht. Heute wissen wir, wir wollen von überall arbeiten und dass die Datensicherung da auch auf jeden Fall gewährleistet ist. Nicht mehr und nicht weniger wie wenn du einen Server in dem Büro stehen hast. Und insofern solltest du also in der Cloud arbeiten, eine zentrale Speicherung haben aller Daten. Ja, und wenn du diese Daten alle hast, dann hast du natürlich auch die Möglichkeit, diese Daten zu analysieren.

Und das ist wiederum toll, dass du genau sehen kannst, wie deine Kunden interagieren. Wenn du ein Newsletter hast, könntest du auch aus dem CRM-System verschicken, aber besser ist es aus dem E-Mail-Marketing-Tool. Aber trotzdem, du könntest es machen. Du siehst genau, was deinen Kunden interessiert, welche Themen für ihn interessant sind oder wo dir auch Kunden wegbrechen, aufgrund dessen, dass du ja diese Verkaufsphasen, diese unterschiedlichen Steps festhalten solltest, wie ich es gerade eben gesagt habe.

Ich bin dann noch kurz ein paar Selbstverständlichkeiten, die ein CRM-System liefern sollte, bevor ich auf das komme, was ich dir heute mitgeben möchte. Wichtig ist natürlich, dass das CRM-System auch skalierbar ist. Das bedeutet nichts anderes, als dass es erweiterbar ist und sich an dein Unternehmen anpasst. Das wiederum bedeutet in der Praxis, dass andere Tools integriert werden können.

Also, dass du mit anderen Tools, mit denen du arbeiten möchtest, wie zum Beispiel eine Wertermittlung anbinden kannst. Dass du natürlich nicht in dem anderen Tool wieder erneut die ganzen Daten eingeben musst. Aber genauso, dass Termine über das System online gebucht werden können und dann dieser Termin auch automatisiert im CRM-System landet. Und das alles muss benutzerfreundlich sein. Also es sollte so intuitiv und so leicht und so einfach für dich sein, wie es nur möglich ist. Und worauf kommt es jetzt wirklich an? Es kommt darauf an, dass du deine Prozesse und deine Anforderungen definierst. Denn es gibt viele gute Tools da draußen, aber sie müssen zu dir und zu deinem Unternehmen passen. Das bedeutet, setze dich hin und schreibe deine Prozesse auf.

Es gibt von mir auch diese drei Steps, die ich immer wieder erwähne und das heißt standardisieren, digitalisieren, automatisieren. Also erst mal einen Standard zu erstellen, wie denn überhaupt die Prozesse sind in deinem Unternehmen. Die müssen klar sein, denn nur dann kannst du genau auswählen, welches CM-System zu dir passt, denn es sollte dann genau diese Prozesse, die du hast, auch unterstützen, dass du diese dann digitalisieren kannst und dass du diese dann auch später automatisieren kannst.

Wir gehen oft hin und möchten direkt automatisieren, den dritten Step machen, weil das spart uns Zeit und ja, das ist ja jetzt was Neues und dann wollen wir das auch umsetzen. Aber dieses ja, aufwendige erstmal hinsetzen, ja wie sind denn überhaupt meine Prozesse, wie sind denn die Geschäftsabläufe in unserem Unternehmen? Das ist Arbeit und genauso wenig, wie man nicht mal gerade eben durch Online-Marketing reich wird. Genauso ist es auch, dass man nicht auf einmal ein tolles CRM System hat und dadurch auf einmal alles fluppt. Nein, man muss sich in Ruhe hinsetzen und die Prozesse definieren und dann schauen, ob das zu dem CRM System passt, beziehungsweise dann das richtige CRM System für sich aussuchen. Das ist das erste wichtige, worauf es wirklich darauf ankommt, bei einem CRM System.

Und mein zweiter Tipp, auf was es wirklich darauf ankommt, ist eher ein Tipp, auf was es gar nicht so sehr drauf ankommt. Denn es kommt gar nicht so sehr darauf an, dass das CRM System für dich wunderhübsche Exposés erstellt. Denn es bringt dir, deinem Unternehmen, nichts, wenn die Exposés auf einer Software basiert erstellt werden und die Exposés dir dann kein Traffic bringen. Denn wer verweilt dann, oder wann verweilt ein Besucher auf deiner Internetseite lange? Zum Beispiel, wenn er sich dein Exposé anschaut. Und daher sollten deine Exposés immer auf deiner Internetseite vorhanden sein und nicht auf der Seite deines Softwareanbieters. Denn dann bekommt er diesen Traffic, denn wir wissen alle, wir googeln alle, um etwas zu finden und zu suchen.

Und das bedeutet, dass wenn einer in deiner Region eine Immobilie sucht, dann sollte er auch auf deiner Internetseite landen und nicht auf der deines CRM System Anbieters. Das ist also ganz wichtig, dass die Exposés von deiner Seite runtergeladen werden können, beziehungsweise du über deine Internetseite die Leads generieren kannst, sie dann in dein CRM System zu übertragen und dann dort die weiteren Steps, die Prozesse, die du vorher dir überlegt hast, fortführen kannst.

Genau solche Prozesse stelle ich gerade für mehrere Kunden zusammen. Also sie überlegen zum Beispiel wie sie auf Social Media ihre Leads generieren, auf welchem Social Media Portal. Viele starten jetzt gerade auf LinkedIn, und dann ist ja die Frage, wie geht es denn dann weiter, wenn ich dort ein Lead eingesammelt habe? Es kann ja nicht sein, dass ich nur viele Follower oder Kontakte habe. Das bringt ja nicht wirklich etwas. Es soll ja dann der persönliche Kontakt erstellt werden. Und das bedeutet, dass dann die Kunden, die auf dem Social Media Kanal kontaktiert worden sind, jetzt ins CRM System gelangen. Wie kann man das automatisiert darstellen und wie geht dann der Prozess weiter? Was sind die nächsten Steps, die dann folgen werden? Das mache ich mit jeweils einem Kunden, also 1 zu 1, ein Kunde, der von mir begleitet wird. Und das Schöne ist, weil es so viele interessiert, wird es eine Community geben ab Juni.

Und zwar starten wir am 13. Juni, einen Tag vor der EM, weil ich das so inspirierend finde, diese Community, diese Power, die dann wirklich wieder live erlebt wird, wie enthusiastisch man ist, wie viel Freude man dabei hat. Deswegen habe ich gesagt, okay fangen wir genau einen Tag vorher mit der Community an. Es ist der Digitalität Unternehmer*innen Club und genau da geht es darum, dass wir uns gegenseitig inspirieren, dass ihr euch gegenseitig inspiriert. Weil wenn einer schon einen Prozess sich überlegt hat, dann können andere ja schon davon profitieren, indem man sich austauscht.

Und das ist ja auch ein Teil der Digitalität, dass man kein Wissen mehr hortet, sondern Wissen abgibt und voneinander lernt. Der Abbau dieser Hierarchien ist notwendig, dass nicht einer von oben sagt, so und so wird das gemacht, sondern dass man miteinander lernt und das mit unterschiedlichen Erfahrungswerten, die man hat. Und wenn dich das interessiert, trage dich gerne schonmal in die Liste ein, damit du auch informiert wirst und das kannst du auf meiner Internetseite auf der digitalität.gmbh.

Denn dort ist dein Zuhause für dein Unternehmen und wie gesagt 13.Juni starten wir. Es geht nicht nur um CRM Systeme, aber natürlich ist das ein großes Thema, denn wir haben so viele CRM-Systeme, ob es jetzt FIO ist, eLogo, Propstack habe ich schon erwähnt, OnOffice, wir haben Flowfact, wir haben, was haben wir noch an großen Anbietern, eLogo habe ich gerade schon gesagt, die wollen wir uns natürlich auch alle ansehen und solche Dinge machen wir zum Beispiel bei der Community, bei dem Digitalität Unternehmer*innen Club. Also sei gespannt, was da alles kommt. Es ist noch völlig unverbindlich, trag dich gerne da ein. Und ja, das erstmal als heutiger Tipp, die zwei wesentlichen Punkte, auf die es ankommt, wenn du ein CRM-System nutzen möchtest und du solltest auf jeden Fall ein CRM-System nutzen. Bis dahin bleibe ich deine Digitalität Unternehmerin Beate.