94* Standards und Routinen: Wie du deinen Arbeitsalltag optimierst

Ich erläutere euch heute, warum standardisierte und automatisierte Prozesse für Digitalität-Unternehmer*innen so wichtig sind.

Ich spreche über eine kommende Miniserie zu CRM-Systemen und erkläre, wie diese Systeme dabei helfen können, deine Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten. Zudem wird eine exklusive Community für Digitalität-Unternehmer*innen am 13. Juni 2024 an den Start gehen, in der tiefergehende Einblicke und wertvolle Ressourcen bereitgestellt werden.

Also, bleibt dran und lernt, wie ihr im digitalen Zeitalter euren Arbeitsalltag optimieren könnt, um mehr Freude an der Arbeit zu haben und Burnout zu vermeiden!

Manchmal kommt es ganz anders als man denkt. Naja, manchmal, ziemlich oft kommt es anders als man denkt. Also bei mir war das zumindest gerade die letzten 8-9 Monate so. Und auch in meinem Leben, da gab es schon einige Wendepunkte, da habe ich nicht unbedingt mit gerechnet. Und halt Stopp sage ich hier zu dem Vorschlag eine Miniserie über CRM-Systeme zu machen. Sie wird kommen, aber sie wird anders kommen, sie wird besser kommen. Und damit herzlich willkommen "zur Sache Digitalität", dem Podcast für dich, damit du dir Marketingwissen aneignen kannst. Nicht zu viel und auch nicht zu wenig, also genauso viel wie du benötigst, deinen Alltag, deinen Arbeitsalltag bewerkstelligen zu können, up to date zu sein, aber auch Prozesse zu standardisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren, und dem Wissen über entsprechende digitale Tools, damit du dir letztendlich ein System aufbauen kannst, das zuverlässig läuft, und das alles immer mit dem Ziel, Freude bei der Arbeit zu haben, zu behalten und nicht im Burnout zu landen.

Halt, Stopp zur Miniserie, habe ich schon angekündigt und zwar zu der Miniserie zu CRM System. Die CRM Systeme, das sind ja Customer Relationship Management Systeme, also für die Kundenbeziehungen, damit du dort deine Kunden und deine Immobilien miteinander matchen kannst, damit du siehst, welche Aktivitäten haben mit dem Kunden stattgefunden und genauso andersrum, welche Immobilien wurden welchen Kunden angeboten, welche Termine haben stattgefunden. Ja, und dann auch noch mit Verknüpfungen zu unterschiedlichen Tools, die dann die CRM Softwareanbieter haben. Die einen haben etwas weniger, die anderen etwas mehr.

Und ich hatte begonnen mit dem CRM System von PropStack dir das vorzustellen, zumindest schon mal etwas darüber zu berichten, weil die ausführliche Berichterstattung, sage ich mal, und Vergleiche und auch ein Video dazu, einen Einblick in dieses CRM-System zu bekommen, das sollen erst die Mitglieder in der Community bekommen. Die Community, die am 13. Juni 2024, einen Tag vor Start der EM, starten wird. Eine Community, die ich anbiete für alle, die Digitalität-Unternehmer*innen werden wollen.

Also die nicht nur digitalisieren wollen, sondern da gehört ja eine ganze Menge mehr dazu, wie ich schon gerade eben erwähnt standardisieren, digitalisieren, automatisieren, denn Automatisierung ist ja ja quasi das Ziel, dass wir alles das, was wir automatisieren können und was wir nicht mehr manuell unbedingt machen müssen, auch automatisieren können. Was nicht heißt, dass wir trotzdem auch im manuellen Austausch, also im persönlichen Austausch mit unseren Kunden stehen. Ganz im Gegenteil, wir wollen uns die Zeit dafür freischaufeln, das tun zu können. Nun denn, auf jeden Fall gehört mehr dazu, als nur zu digitalisieren.

Deswegen, wenn du Digitalität Unternehmer*in werden möchtest und gerne dich austauschen möchtest mit Gleichgesinnten, mit Unternehmer*innen, die vor gleichen Herausforderungen stehen wie du, wenn du dich inspirieren lassen möchtest. Ja, welche Tools kann man denn benutzen? Wie machen es andere sich auszutauschen? Das finde ich wirklich so wahnsinnig wichtig. Ich merke es jedes mal in den Coachings, in denen ich selber Teilnehmerin bin, wenn ich nur ein Nugget, ein goldenes Paketchen, Steinchen da mitnehme, dann hat sich das oft schon gerechnet, diese Investitionen zu tätigen. Ja, und Social Media ist immer wieder voll mit Werbung, da kommen immer wieder Sachen, dass man ja so runter scrollt und irgendwas liest, was man eigentlich gar nicht lesen wollte.

Schlechthin verschleudert man da seine wertvolle Zeit und deswegen gibt es eine Community. Die Community und zwar nennt sich die bei mir der Digitalität Unternehmer*innen Club und es soll dein Office Home sein, also dein Zuhause für dein Büro und wie gesagt am 13. Juni starten wir und da gibt es dann auch immer tiefere Einblicke und natürlich auch wesentlich mehr Leistungen als hier das was ich dir schon im Podcast alles mit an Tipps und Tricks und wertvollen Gedanken mit auf den Weg gebe. Ja und wie gesagt, die Miniserie, die ich eigentlich hier im Podcast starten wollte oder die ich ja auch schon gestartet habe, die gestaltet sich etwas ausführlicher und aufwendiger als gedacht.

 Auch vor dem Hintergrund, dass die CRM-Anbieter zum Teil mich kontaktiert haben und gebeten haben, dass ich deren Software vorstelle. Und das mache ich natürlich gerne, dir da einen Einblick zu geben. Das heißt aber auch, dass ich dann ja auch mit den Termine abstimmen werde und das ist halt nicht so, dass es jetzt alles chronologisch Woche für Woche statt findet, sondern etwas zeitversetzt. Heißt aber für dich, du kannst dich darauf freuen, dass du unabhängig eine, ja ich will es nicht Bewertung sagen, sondern einen Faktencheck nennen wir es mal so, welches Tool kann was, wie teuer ist es und dann, dass du in der Lage bist, dich entscheiden zu können, mit welchem CRM-System du eigentlich arbeiten möchtest.

Und dazu möchte ich auch gerne auf das Thema eingehen von letzter Woche. Nee, letzte Woche war es ja gar nicht. Das ist aber auch das Thema, dass ich letzte Woche zum Beispiel keinen Podcast aufgenommen habe, denn davor, die Folge, ging es darum, dass ein wesentlicher Punkt ist, zu welchem CRM-System du dich entscheiden kannst. Der Punkt ist, dass du erstmal deine Anforderungen weißt. Also, welche Prozesse hast du denn eigentlich? Und dann diese Prozesse nicht nur zu kennen, sondern dann auch diese zu standardisieren. Denn nur dann macht auch ein CRM-System Sinn, denn du möchtest ja damit bewirken zum Beispiel Selektionen fahren zu können. Du musst ja wissen, welcher Kontakt sucht, welche Art von Immobilie, eine Selektion fahren zu können und dann die richtige Immobilie anbieten zu können. Also klares Beispiel, wenn einer ein Haus sucht und du bietest ihm eine Wohnung an, ist das nicht gerade förderlich und wird deinen Kunden nicht begeistern.

Halt, Stopp an dieser Stelle auch mal noch, denn ich habe ja jetzt glaube ich nur erwähnt, dass es die Community geben wird ab dem 13. Juni, aber das wo du dich eintragen kannst, das habe ich noch gar nicht erwähnt und das kannst du gerne auf meiner Internetseite ganz unverbindlich tun. Und zwar ist es wie immer die digitalitaet.gmbh/officehome.

Da findest du dann die Eintragemöglichkeit und wirst informiert was es da gibt und wie der Stand der Dinge ist, denn am 13. Juni geht es wie gesagt los und ich sage dir schon mal, ich gehöre zu den Beta-Testern dieser neuen Software, die ich dann nutzen werde. Es ist ein deutsches Unternehmen und mir macht es schon richtig Freude, daran zu arbeiten. So, jetzt komme ich mal zu dem Thema Standards, Standardisieren. Denn dazu habe ich auch nochmal einen Podcast gehört gehabt von Stefan Merath.

Das ist ja auch ein erfolgreicher Unternehmer und auch Autor, Bestsellerautor, der mich übrigens auch sehr stark inspiriert hatte, mein Buch zu schreiben, das übrigens auch in den letzten Zügen ist und wirklich tatsächlich bald veröffentlicht ist. Es geht noch um das ganze Layout, weil es ist wirklich mein Herzensstück, das ich komplett selber gestalten möchte. Das ist halt nicht nur das Schreiben, sondern auch das Layouten des Buches und ja, da das für mich kein Standard ist, ein Buch zu layouten, dauert es natürlich länger.

Und da sind wir auch wieder beim Thema. Also Standards erstellen heißt ja, dass man danach schneller arbeiten kann beziehungsweise effektiver arbeiten kann. Ja und Stefan Merath geht da halt noch einen Schritt weiter. Der sagt, erfolgreiche Unternehmer sind die, die Standards erstellt haben und nicht nur in Bezug darauf, dass sie ihre Prozesse standardisiert haben, sie halt dann zu digitalisieren und zu automatisieren, sondern das sind dann die Unternehmer*innen, die auch sehr viele Entscheidungen treffen, weil diese Unternehmer*innen ganz klare und konkrete Standards erstellt haben. Zum Beispiel, dass Meetings immer pünktlich anfangen und pünktlich aufhören.

Dass diese Unternehmer*innen aber auch ganz klare Konsequenzen notiert haben, wenn jetzt zum Beispiel einer zu spät erscheint, dass er zum Beispiel etwas Geld in die Kaffeekasse schmeißen muss. Es kann aber auch sich die Profitabilität eines Unternehmens oder eines Projektes handeln. Dass man sagt, das Projekt muss so und so viel Rendite abwerfen und das innerhalb von so und so viel Zeiten, von so und so viel Stunden, ist das nicht der Fall, dann wird das Projekt eingestampft.

Und ja, das ist natürlich eine Hilfe, sich zu entscheiden, aber es ist natürlich auch eine konsequente Entscheidung, die man dann auch einhalten muss. Das aber genau aus seiner Berufserfahrung die Unternehmer*innen erfolgreich sind, die diese Standards erstellt haben. Dafür reichen schon einige wenige Standards aus, also jetzt nicht sich auf einmal mit Regeln überfrachten, sondern gerne auch erstmal sich in Ruhe hinzusetzen und das sage ich ja auch immer, erst mal in Ruhe mit Distanz vom Unternehmen sich hinsetzen und überlegen, welche Standards möchte ich, welche Standards kann ich definieren. Und welche Standards haben wir vielleicht oder Regeln, die überhaupt nicht mehr passen und die wir streichen können? 

Ich kann nur sagen, dass mir Standards sehr wohl sehr viel helfen, denn komme ich noch mal zurück auf die Podcast-Folge, die letzte Woche eben nicht veröffentlicht worden ist, weil ich da meinen Standard, meine Routine verlassen habe. Und ja, es ist doch dann irgendwie immer wieder schwer wieder in diese Routine hineinzukommen. Das betrifft jetzt nicht nur so einen Podcast zu veröffentlichen, sondern auch die Regelmäßigkeit, zum Beispiel auf Social Media etwas zu posten oder zu kommentieren, sich selber das eigene Unternehmen, das Profil nach vorne zu bringen, Reichweite aufzubauen, sodass andere einen kennenlernen, und ja, es ist eine fantastische Möglichkeit über Social Media Neukunden zu generieren und auch die Expertise aufzubauen.

Ich habe hier für mein Unternehmen einen Standard erstellt, also nach dem System, dass ich entweder einen Blogartikel schreibe und daraus einen Podcast mache oder in der umgekehrten Reihenfolge. Und daraus entstehen dann die wöchentlichen Postings auf Social Media, ob nun als Schnipsel, als Videoausschnitt oder halt die unterschiedlichen Beiträge mit natürlich auch Newsletter-Versendungen, einmal mein interner Newsletter, als auch der Newsletter, der auf LinkedIn veröffentlicht wird.

Und ja, trotzdem kann man sich immer wieder mal hinsetzen und reflektieren, mache ich das so weiter oder verändere ich das? Und natürlich darf man sich auch immer mal aus diesem Standard rausnehmen, wenn Urlaubszeit ist und halt auch mal keinen Podcast veröffentlichen. Aber zum Beispiel werde ich jetzt auch wieder eine etwas andere Routine, einen etwas anderen Standard erstellen. Aber es wird immer einen Standard und eine Routine geben und das empfehle ich dir auch.

Also definiere dir irgendeine festgelegte Norm, also Kriterien, die erfüllt werden müssen. Die dienen dir einfach als Richtlinie und geben dir halt Sicherheit und Entscheidungshilfen. Dabei überlegst du dir, was denn überhaupt wünschenswert ist, was ist akzeptabel und was ist die Grundlage für die weiteren Prozesse, für die Beurteilung, ob etwas negativ, positiv oder was auch immer ist.

Also auf jeden Fall, dass du hier eine Beurteilung vornehmen kannst, die dir auch wieder erneut hilft, Entscheidungen treffen zu können, zum Beispiel zu entscheiden, welches CRM System richtig für dich ist. Ja und Routinen definitiv einführen, die machen das Leben für uns einfacher. Wir sind schon so, von der Art her, du brauchst nur in den Jahreskalender zu gucken, jedes Jahr haben wir die gleichen Routinen. Von Karneval über Ostern über Pfingsten, die ganzen Ferien, Feiertage, die wir jetzt am Stück haben, die Brückentage, Routinen, die dann jeweils stattfinden, ob es jetzt Muttertag, Vatertag ist, wobei Vatertag ist Christi Himmelfahrt, und Urlaubszeit und dann sind wir auch schon ganz schnell im Herbst und in der Advents- und wieder Weihnachtszeit.

Also jährlich haben wir diese Routinen und ja auch das gibt uns Sicherheit und Routinen zu haben auch bei der Veröffentlichung von Posts. Ob du dir sagst, ich werde jeden Morgen eine halbe Stunde in einem Portal tätig sein, dreimal kommentieren, dreimal in der Woche posten. Mach dir irgendeine Routine, denn das ist dann eine gute Effizienz, die du hast. Du hast eine Vorhersehbarkeit in diesen wiederkehrenden Tätigkeiten und es hilft dir auf jeden Fall Zeit zu sparen und minimiert auch deine Fehlerquote. Denn das ist es ja auch bei meinem Buch, dadurch dass ich da alles selber mache und da halt keine Routine habe, dauert das Ganze etwas länger.

Ja, und Fehler möchte ich natürlich auch keine machen. Und ja, das soll es aber jetzt heute auch gewesen sein zu den Standards, zu den Routinen mit dem Ausblick auf die Community wieder kommen wird, auf die CRM-Analysen, die in diesem Jahr, sag ich jetzt mal, alle kommen werden. Ja, da freue ich mich schon richtig drauf, die einzelnen Tools auch selber nochmal kennenzulernen. Und ja, ansonsten, wenn dir dieser Podcast gefällt, freue ich mich immer, wenn du ein Sternchen mal da lässt und das ist ganz schnell und ganz einfach gemacht. Du musst einfach nur nach unten scrollen und dann werden dir schon Sterne angezeigt und da braucht man nur einmal drauf zu klicken. Ich würde mich wie gesagt sehr darüber freuen. Ich freue mich umso mehr, wenn wir auch uns in der Community kennenlernen, wenn du dich auf digitalitaet.gmbh.de anmeldest und bis dahin wünsche ich dir eine wunderbare Zeit und immer viel Freude bei der Arbeit.