19* So automatisierst du das Speichern von Visitenkarten und erfüllst auch noch die DSGVO

Hast du nach Events, Messen oder Veranstaltungen auch immer zahlreiche neue Visitenkarten, nimmst aber anschließend doch keinen Kontakt auf? Bist du auf der Suche nach einer automatisierten und professionellen Lösung der Kontaktdatenspeicherung, und möchtest dabei auch noch die DSGVO erfüllen? Dann bist du hier genau richtig...

In der heutigen Folge zur Sache Digitalität gehe ich darauf ein, wie du Kontaktdaten automatisiert speichern kannst, und zwar aus der Offline-Welt. Also, wenn du in der realen Welt Menschen kennenlernst und wie du dabei auch noch die Datenschutzgrundverordnung einhältst. So langsam gehen sie ja wieder los, die Events, ja, die Veranstaltungen im Herbst werden mit Sicherheit noch mehr werden. Und nächste Woche haben wir schon wieder September. Wahnsinn! Und ja, auch jetzt besuchst du wahrscheinlich schon wieder Veranstaltungen. Wir sind wieder unter den Menschen. Wir lernen einfach in Restaurants, auf der Straße Menschen kennen. Und als Immobilienmakler*innen ist es wertvoll, ja auch wirklich immer die Kontaktdaten zu speichern, dann in Kontakt zu treten mit den Interessenten als Verkäufer oder Käufer.

Ja, und auch im Oktober steht ja die Expo Real an, die größte Immobilienmesse. Ich werde da sein, also meldet euch gerne bei mir, wenn ihr auch da seid. Es ist ja schön, sich auch mal im realen Leben kennenzulernen. Und ist ja auch egal, auf welcher Veranstaltung auch immer du hingehst. Im ersten Step habe ich erst mal vorab einen Tipp für dich, wenn du auf Veranstaltungen gehst, auf Messen, auf Konferenzen, überlege dir immer, warum du hingehst und was du an dem Tage überhaupt erreichen möchtest. Und mein erster Tipp ist hier, nicht nur hunderte, ja bei mir sind es ja mal tausend, die Zahl tausend, tausend Kontakte zu bekommen, sondern lieber nur einen Kooperationspartner an dem Tage auf der Veranstaltung zu finden. Ein Kooperationspartner in dem Sinne, der Inhaber deiner Zielgruppe ist. Zielgruppe ist gleich dein Wunschkunde, ganz viele Wunschkunden.

Dafür ist es natürlich erforderlich, dass du überhaupt weißt, wer deine Zielgruppe ist. Also wenn du positioniert bist, in dem Sinne, dass du alle bedienen möchtest, wird das dann auch schon wieder schwer. Insofern Positionierung ein wichtiges Thema. Wenn du dazu Fragen hast, hör dir am besten als erstes nochmal die ersten Folgen von zur Sache Digitalität an, denn da habe ich schon ganz viel darüber berichtet. Wir gehen also davon aus, erstmal jetzt hier, dass du deine Positionierung kennst, zum Beispiel, dass du spezialisiert bist auf den Verkauf in Erbbauverfahren. Also, dass du da die Abläufe sehr gut weißt, dass man einen Erbschein braucht und und und. Du weißt das und deine Zielgruppe weiß es ja meistens nicht. Ein Kooperationspartner, ein guter, könnte dann in diesem Falle sein ein Bestatter, denn er ist im Besitz deiner Zielgruppe.

Wenn du spezialisiert bist für die Vermietung von Wohnungen, dann könnte ein sehr guter Kooperationspartner eine Entrümpelungsfirma sein, denn wo entrümpelt wird, Gewerbe oder auch im Wohnbereich, dort wird meistens aufgeräumt und wahrscheinlich auch neu vermietet werden. Insofern wäre der Kontakt zu einem Hausentrümpler, Wohnungsauflösungen etc. Ein sehr guter Kooperationspartner für dich. Also diese Firma, diese Branche ist im Besitz deiner Zielgruppe. Und ich denke mal, du hast es jetzt verstanden, was ich damit sagen will. Hast es vielleicht auch schon vorher verstanden, was ich damit sagen wollte. Und insofern waren das jetzt mal zwei Beispiele. Wenn du auf Veranstaltungen gehst, mein erster Tipp, überleg dir, was du an dem Tag erreichen willst und am besten einen Kooperationspartner finden.

Aber meistens ist es ja so, dass wir dann doch eher hunderte, tausend, du weißt es, Kontakte haben, die wir neu kennenlernen. Ja, und dann gehen wir von dieser Veranstaltung nach Hause und haben einen ganzen Stapel Visitenkarten in der Hand. Und dann nach der Veranstaltung denken wir uns, okay, jetzt müssen wir die alle abtippen, diese ganzen Kontaktdaten, oder wir lassen sie abtippen, von jemandem, den du aber auch wiederum bezahlst. Und diese Aufgabe ist ja nur wirklich nicht so attraktiv. Naja, sagen wir mal, wir machen das tatsächlich. Dann rufst du denjenigen an oder einige, vielleicht 10 Mal, die Kontakte, die du gemacht hast, die rufst du an, die kontaktierst du mal per E-Mail. Ja, dann antwortet der nicht oder beim Telefonat erreichst du ihn nicht. Dann gehst du da nach zwei, drei Tagen nochmal dran.

Du hast es ständig im Kopf auf Wiedervorlage, dass du dran denken musst, ah, das war ja ein toller Kontakt, ich will den doch unbedingt wirklich noch mal in Ruhe sprechen. Ja und so zieht sich das meistens hin, auch dieses hin und her, und Ping-Pong telefonieren, das habe ich auch schon in einer Folge von Zur Sache Digitalität besprochen. So viele Folgen sind es noch nicht. Du kannst sie gerne alle nochmal anhören. Da empfehle ich ja dann auf jeden Fall auch mit einem digitalen Terminbuchungssystem zu arbeiten, sodass man denjenigen nur einmal kontaktieren muss und ihm dann einfach einen Link zum Terminbuchungssystem verschickt. Dann kann derjenige sich einfach einen Termin aussuchen. Ganz einfache Sache, Termine standardisieren, digitalisieren, automatisieren. Das sind immer diese drei Steps, die notwendig sind.

Ist also immer vorab ein bisschen Arbeit, aber dann, wenn es automatisiert ist, dann ist es einmal fertig gestellt und dann läuft das Ganze. Kommen wir zu der Sache zurück, dass wir Visitenkarten automatisieren wollen bzw. die Kontaktdatenspeicherung. Denn wie toll wäre es denn jetzt, wenn nicht nur du oder dein Mitarbeiter/Mitarbeiterin die Visitenkarte alle abtippen müsste, händisch, manuell, sondern wenn du das automatisiert sofort in dem Moment machst, wenn du denjenigen kennenlernst und dein Gegenüber dann auch noch nicht mal die Visitenkartendaten abtippen muss, weil du ihm wiederum deine digitale Visitenkarte zur Verfügung stellst, sodass er das ganz einfach in seinem System speichern kann. Ja, damit hast du ein Wow-Effekt und das ist heute so wichtig in der heutigen Zeit, sich zu unterscheiden durch viele kleine Wow-Effekte an diesen Touchpoints, die wir haben. Touchpoint, Berührungspunkte, keine Kontaktpunkte. Wir müssen die Menschen berühren und das bedeutet immer Begeisterung auszulösen, die Sinne anzuregen. Die Sinne können natürlich auch Wut und Ärger sein, aber wir machen das natürlich mit einem Wow.

Das ging aber jetzt schnell. Und zwar, ich empfehle dabei, wir laufen ja alle mit einem Smartphone rum und die, die jetzt das Ganze auf YouTube sich angucken in meinem Kanal, die sehen jetzt, dass ich hier eine Visitenkarte und ein Smartphone in der Hand habe und die anderen denken es sich mit. Ich habe also eine App auf meinem Smartphone und die öffne ich dann, wenn man mir eine Visitenkarte übergibt und dann suche ich mir ein entsprechenden Event aus auf dieser App, die ich da habe, die ich vorher anlege, Vorbereitung, wenn ich auf eine Veranstaltung gehe, dass ich mir ein Event anlege, zum Beispiel nehmen wir doch die Expo Real im Oktober, so, dass ich dann dieses Event einfach anklicke. Dann mache ich neuen Kontakt hinzufügen. Ich knipse jetzt gerade quasi mit meiner, mit meinem Smartphone die Visitenkarte ab. Und die, die es live sehen, die werden jetzt schon sehen, ah, der hat ganz gut meine E-Mail-Adresse gesehen, der hat meine Handynummer abgenommen und auch meinen Namen richtig geschrieben. Und da steht noch oben, die einige Einträge haben ein ungültiges Format. Und das liegt daran, dass Digitalität GmbH, die Seite meiner Webseite, natürlich noch das Format HTTPS benötigt.

Das kann ich dann noch gerade händisch abändern, wenn ich sogar im Gespräch mit meinem Gegenüber bin. Und dann habe ich noch die Möglichkeit, meinen Kontakt zu selektieren, beziehungsweise genau auf seine Probleme einzugehen und ihn schon vorab zu qualifizieren. Ich habe jetzt zum Beispiel einmal die Community Immobilienvermarkter Käufer oder Immobilienvermarkter Verkäufer, also ein potenzieller Auftraggeber. Tags sind die Dinge, die ich vorher angelegt habe. Das sind ja sogenannte Notizzettel, die ich dieser Person, die ich gerade kennengelernt habe, zuordne. Und anschließend sorgen dann diese Tags dafür, dass die Kampagne, die dadurch ausgelöst wird, auch die richtigen Inhalte hat. Deswegen ist es auch so wichtig, eine Positionierung zu haben, denn wenn ich alle glücklich machen will, dann erreiche ich nämlich gar keinen, weil ich dann diese relevanten Informationen für sie gar nicht zusammenstellen kann. Wie gerade eben dieses Beispiel gesagt, der Erbbau, beim Erbbauverfahren hat die Kontaktperson andere Probleme und Fragen zum Verfahren als bei einer Vermietung, wenn es um die Entrümpelung geht, beziehungsweise, das war ja mein Kooperationspartner, was für eine Vermietung alles notwendig ist, und, und, und.

Du wirst verstehen, was ich meine, also durch die Tags kann ich jetzt noch zuordnen, welchen Kontakt ich gerade kennengelernt habe. Ich klicke jetzt mal an, dass es ein potenzieller Auftraggeber ist. Ich sage, die Daten speichern und jetzt wird das Ganze an mein E-Mail-Marketing-Tool, an mein CRM-System übertragen. Und jetzt ist nämlich dieser Unterschied, entweder habe ich jetzt eine Kampagne, die in zwei, drei Tagen, bei der Expo Real haben wir ja drei Tage Messe, dass ich dann vielleicht für Donnerstag oder für Freitag oder für die Folgewoche Montag, das so einstelle, dass dann die erste E-Mail versendet wird.

Da werde ich dann nochmal ein Video von mir beilegen, ein Foto auf jeden Fall, damit man sich erinnert, ah, das war die Frau, mit der ich mich darüber unterhalten habe. Und dann entsprechend der Text, dieser Notizzettel, wird dann eine entsprechende Kampagne starten, jeweils mit den Wünschen, mit den Zielen, mit den Problemen, mit den Herausforderungen, die dieser Wunschkunde von mir in dem Sinne hat. Was ich aber sofort versende und da sind wir bei dem nächsten wichtigen Thema, ist die Verpflichtung, die ich habe und du auch als Unternehmer*in zur Datenschutzgrundverordnung und ich habe es mir jetzt mal notiert und werde es dir kurz vorlesen. In Artikel 13 ist nämlich notiert folgendes, werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so teilt der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten folgendes mit.

Und dann kommen so 6, 7 Punkte, die aufgezählt werden, wie zum Beispiel Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen, also von dir dann entsprechend, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, der Zweck, warum man diese Daten erhebt und, und, und. Das ist alles in Artikel 13 in der Datenschutzgrundverordnung festgehalten. Drei Dinge sind hier dabei wichtig. Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben? Die betroffene Person ist dein Gegenüber, von der du die Visitenkarte bekommen hast. Zweitens, so teilt der Verantwortliche, das bist du, der betroffenen Person, also dem Gegenüber, zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten folgendes mit. Zum Zeitpunkt der Erhebung. Hast du jemals sofort zum Zeitpunkt der Erhebung und wir erheben personenbezogene Daten, wenn wir eine Visitenkarte übergeben bekommen, direkt mitgeteilt, dass du jetzt personenbezogene Daten erhebst und das speicherst? Wahrscheinlich nicht. Und es ist aber Artikel 13 und wenn wir uns anschauen, was für Gebühren, was für Ordnungsverfügungen anfallen können, wenn wir diese Datenschutzgrundverordnung nicht einhalten, dann macht das schon durchaus Sinn, das wirklich nachzuhalten.

Denn, das ist noch der dritte wichtige Punkt, du bist nämlich verantwortlich dafür, es beweisen zu müssen, wenn dieser Gegenüber vielleicht in drei Jahren finanzielle Probleme hat und zum Rechtsanwalt geht und sagt, was habe ich denn für Möglichkeiten, dann rät so ein Abmahnanwalt vielleicht, von wem haben Sie denn schon mal E-Mails bekommen und haben nie diese Mitteilung bekommen, dass die Daten erhoben werden? Also die Einhaltung von Artikel 13. Wenn man das nicht macht, ist zwar die Ordnungsverfügung gedeckelt, aber die Summe, die ist erheblich. Die liegt nämlich bei 20 Millionen Euro. Ja, das ist voll krass. Das ist sehr hoch und sind auch 4% vom Jahresumsatz oder 40%. Auf jeden Fall ist es sehr, sehr hoch, diese Abmahngebühren, diese Ordnungsverfügung, es ist eine Ordnungswidrigkeit, die man dann macht, anfallen können. Und es ist so super, dass du das genau umdrehen kannst. Du kannst diese DSGVO für dich als Wettbewerbsvorteil nutzen und in dem Moment genau diese Begeisterung bei deiner Zielgruppe auslösen.

Ich sage ja immer, das ist ähnlich wie beim Umweltschutz, der vor einigen Jahren, vor einigen Jahrzehnten ja auf einmal in unser Leben kam. Und die Unternehmer*innen, die den Umweltschutz direkt in ihre Firma geholt haben, die sind die Vorreiter gewesen. Denn es war damals schon klar, der ist jetzt da, dieser Umweltschutz, und der wird nicht weniger. Die Auflagen werden höher, größer, umfassender werden. Und die Datenschutzgrundverordnung, die ist da seit 2018 inzwischen. Ja, wir verspüren das ständig. Die wird nicht weniger werden, die Datenschutzgrundverordnung, die Einhaltung der Dinge, die da auf uns kommen, mit Cookies einhalten und, und, und. Und deswegen solltest du das wirklich als Vorteil nutzen und die Datenschutzgrundverordnung direkt einhalten.

Und jetzt kommt es. Nämlich, so wie du die Visitenkarte abgescannt hast, lässt du die Kampagne starten mit einer sofortigen Versendung dieser notwendigen Unterlagen. Und zwar hängst du einfach eine PDF an deine erste Begrüßungs-E-Mail, die dann auch noch personalisiert ist. Guten Tag, Frau so und so, Beate Roth in dem Sinne, in diesem Beispiel. Schön, dass wir uns gerade kennengelernt haben. Du kannst ja noch schreiben, die soll in einer halben Stunde raus oder in 10 Minuten oder in 2 Minuten, dann siehst du direkt das Strahlen in den Augen deines Gegenübers, dass du sagst, ja, da kommt doch jetzt eine E-Mail, dass du automatisierst, dass du sehr modern arbeitest. Und ich öffne jetzt gerade mal mein Smartphone und jetzt haben wir auch genau hier Willkommen. Das ist die E-Mail, die jetzt bei mir rausgeht.

Und da siehst du das Bildchen. Die ist jetzt aufgrund dessen, dass ich gerade eben vor zwei, drei Minuten meine Visitenkarte abgescannt habe, ähm, die rausgegangen ist, und wo dann jetzt drin steht, was ich mache, was, ähm, ja, der Bestandteil der Transparenzerklärung ist, das ist genau der Name dessen, was wir auflisten müssen mit diesem WERS Datenschutzbeauftragter, was mache ich jetzt mit den Daten als Unternehmer*in, wann werden sie gelöscht, auch die Information, dass er sie jederzeit löschen lassen kann und und und. Und zack hast du es automatisiert. Das ist alles. Das ist so leicht. Das ist so wenig und ich habe hier meine Positionierung gefunden in dem Moment als ich mich gefragt habe warum machen es die Unternehmer*innen sich alle so schwer? Warum arbeiten die so kompliziert? Dadurch habe ich gemerkt, das ist genau das, was ich sehr gut kann, nämlich dieses effektive, einfache Arbeiten. Und dazu gehört ganz stark dieses strukturierte Arbeiten. Und natürlich muss man vorher, bevor man auf ein Event geht, sich dieses Event anlegen, aber damit habe ich auch Feierabend, wenn ich von dem Event gehe, weil dann habe ich bereits alle Visitenkarten eingescannt.

Wenn dich das interessiert, das ganze Thema, ja, melde dich gerne bei mir auf meiner Internetseite. Du hast es gehört, digitalitaet.gmbh, findest du mein Terminbuch, mein Online-Terminbuchungssystem, wo du dir einen Termin aussuchen kannst, zu einem Analysegespräch. Das ist unverbindlich und auch kostenlos. Kostenlos in dem Sinne, dass du nur deine Daten hinterlegen musst, denn Daten sind ja inzwischen schon eine Bezahlart. Das ist so festgelegt worden. Deswegen bitte ich dich deine Kontaktdaten, damit ich dich natürlich kontaktieren kann, damit wir dieses Analysegespräch in einem Online-Zoom-Meeting tätigen können. Ja, und das ganze Thema DSGVO erklärt im Moment Herr Dr. Stephan Gärtner, ein sehr guter, lustiger Rechtsanwalt, Datenschutzbeauftragter von der Firma Klick-Tipp.

Das ist das Portal, mit dem ich auch arbeite, schon seit Ende 2017. Und das für mich das Nonplusultra ist, weil nämlich zum Beispiel auch so eine App dazu gehört, das alltägliche Leben sich leichter zu machen, haben auch andere E-Mail-Portale zur Verfügung, aber dann kostet so eine App halt 40 Euro im Monat. Und bei Klick-Tipp ist es halt mit inbegriffen. Und ganz einfaches Thema, du versendest diese E-Mail als CC in ein spezielles Postfach, sodass du nämlich nach diesen drei Jahren, falls der andere seine finanzielle Probleme hat, du ganz normal nachweisen kannst anhand dieser E-Mail, dass du ihm sofort nachgewiesen hast, was mit den Daten passiert, wer der Datenschutzbeauftragte ist, dass du die personenbezogenen Daten überhaupt speicherst.

Also alles das, was du ganz einfach in Artikel 13 der DSGVO nachlesen kannst, was zu tun ist, einfach einhältst. Das ist einmal eine PDF gestalten und wenn du mein Kunde wirst, gebe ich dir da auch ein Formular für eine Hilfestellung, wie man das Ganze erstellt. Also, insofern, die Veranstaltungen starten wieder, sie sind wieder voll im Gange. Wir sind im Restaurant vielleicht und lernen dort auch spontan Menschen kennen, auch da, ich nutze immer sofort diese App, sodass ich anhand der Tags, anhand der verschiedenen Events, das ist für mich der Event, persönliches Kennenlernen, einfach auf der Straße, dass ich diese nutze und dann die Personen, meine Zielgruppe selektiere und dadurch auch die Personen die relevanten Daten bekommen.

Das Beispiel oder vielleicht sogar zwei Beispiele, vielleicht auch drei, weil der erste Tipp war, geh auf Veranstaltung und plane sie vorab. Also überleg dir, ob du einen Kooperationspartner erreichen kannst auf dieser Veranstaltung, weil der sehr sehr viel mehr wert ist, als diese 1000 andere Kontakte oder mehr wert sein könnte. Und wenn du die 1000 Kontakte machst, bereite dich vor, indem du dann noch eine entsprechende Kampagne dahinter legst, dass du nicht manuell abtippen musst und auch dein Gegenüber nicht manuell die Visitenkarten-Daten abtippen muss, dass du es aus dem Kopf hast, immer wieder dran zu denken, dass du diese Person kontaktieren willst, sondern dass du über die Tags, durch die Dinge, die deine Zielgruppe, die verschiedenen Arten Menschen, Personen benötigen, also die Informationen, auch logisch aufgebaut sind, die derjenige danach bekommt.

Aber du brauchst auch gar nicht 2, 3 E-Mails hinterher zu verschicken. Würde ich schon noch empfehlen, aber am Anfang reicht es ja schon aus, eine E-Mail zu versenden, die DSGVO einzuhalten und eine E-Mail zu versenden, auf den Terminkalender hinzuweisen. Naja, und dann können wir es auch ganz einfach machen, dass wir ihn noch zwei, drei Mal daran erinnern, einen Termin zu buchen, mit dir in Kontakt zu treten, denn er bucht ja nicht unbedingt sofort. Und das tolle ist an dieser künstlichen Intelligenz, an diesen Systemen, dass sie nur so lange erinnern, zumindest Klick-Tipp mit den Kampagnen, wo ich es mache, die erinnern nur so lange einen Termin zu buchen, bis das der Termin gebucht ist. Bucht der Interessent also nach der ersten E-Mail schon einen Termin, geht keine Erinnerung raus.

Bucht er nicht nach der ersten E-Mail, geht eine Erinnerung raus. Und wenn er nach dieser ersten Erinnerung bucht, dann geht auch nicht die zweite Erinnerung raus. Die geht wiederum nur raus, wenn er dann immer noch keine keinen Termin gebucht hat. Du siehst, du kannst so viel Arbeit, die du dir machst, automatisieren. Das bedeutet, einmal sich hinzusetzen und das ganze zu standardisieren und zu digitalisieren und dann sind wir bei der Automatisierung. Ein tolles Thema, viel Zeit und viel Nachdenken aus dem Kopf zu bekommen und sich wirklich um das Wesentliche zu kümmern, nämlich zum Beispiel den Menschen auf der Veranstaltung und mit ihm in Ruhe zu quatschen. So, das war's für heute zur Sache Digitalität. Und ich sag mal wieder, wenn dir die Folge gefallen hat, teile sie gerne.

Gerade jetzt, wenn die Events anstehen, die Veranstaltungen im Herbst wieder vermehrt stattfinden werden und du dann auch gerüstet bist, gib's an deine Freunde weiter, an deinen Mitbewerber weiter, erzähle davon und noch was ganz wichtiges. Ich kann das ja dir schon mal ein bisschen erklären, was es hier auf sich hat mit der Datenschutzgrundverordnung, aber die Themen kann ja Herr Dr. Stefan Gärtner von Klick-Tipp viel besser erklären und daher verlinke ich hier drunter nämlich die Masterclass, die im Moment gezeigt wird, damit du dir diese anschauen kannst und wenn du dann nähere Fragen hast, buch dir einfach ein Analysegespräch bei mir oder kontaktiere mich, wie auch immer du das gerne möchtest, auf der Seite digitalitaet.gmbh, findest du meinen Link, wie gesagt, zu meinem Terminkalender und kannst dir dort ein Termin buchen. So, das war's aber jetzt wirklich für heute und ein wichtiges Thema, ein ganz einfaches Thema und so, ähm, schnell zu erledigen fast und ja, "Mach et". "Mach et", strukturiert Arbeiten für die Datenerhebung, für die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung und ich grüße dich mit glückseligen Grüßen, Beate.