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November 7, 2023

72* Mit Buchhaltungssoftware die Finanzen automatisieren: Geht das?

"Heute habe ich den ganzen Tag Buchhaltung gemacht. Ich muss mir da unbedingt Hilfe holen, " das sagte mir kürzlich eine Kundin. Wir waren uns einig, dass es ein Thema ist, dass langweilig ist – egal, ob man viel oder wenig Umsatz macht. Es bringt einfach keine Freude und gehört eher zu den Aufgaben, die man als Unternehmer*in halt machen muss.

Oder machen lassen kann...

Dazu gibt es dann zwei Varianten.

1. Du kannst Buchhaltung machen lassen indem du es ausgliederst. Aus meiner Erfahrung muss man hier trotzdem viel vorarbeiten und das Ausgliedern kostet ja auch wieder Geld. In Summe bringt das dann auch nicht unbedingt die Freude.

2. Du kannst Buchhaltung automatisieren. Genau das hat ein Freund von mir gemacht und mich freudig informiert, dass er die Rechnungsstellung digitalisiert und soweit es ging automatisiert hat und er damit eine Kostenersparnis im fünfstelligen Bereich pro Jahr hat. Leider kann ich mir diesen Erfolg nicht zuschreiben, denn er hatte sich selbst auf die Reise begeben und ist in die Umsetzung gekommen. Aber das Schöne  ist, dass er das Potenzial erkannt hat und nun noch weitere Geschäftsprozesse automatiseren will und mich dazu kontaktiert hat. 

Wie er seine Buchhaltung automatisiert hat, erläutere ich am Ende des Blogartikels.

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Warum die Automatisierung der Buchhaltung für Immobilienmakler wichtig ist

Die Automatisierung ist wichtig, weil es sich bei dem Prozess um einen wiederkehrenden Arbeitsablauf handelt. Und weil dieser automatisiert werden kann. Warum sollte man also Zeit und Ressourcen verschwenden und bei einer manuellen Bearbeitung bleiben?

Alles was automatisiert werden kann, wird automatisiert

Buchhaltung war einer meiner ersten Aufgaben als Selbständige.

Die begann sehr früh, bereits mit 18 Jahren als ich Mutter wurde – also sofort von der Schulbank ab ins Unternehmerleben. Eine Lehre zu machen, kam für mich in der Konstellation nicht in Frage, also machte ich mich Selbständig. Mein sieben Jahre älterer Ehemann war bereits selbständig und hatte wahrscheinlich auch keine Lust auf  Buchhaltung 😊 – entsprechend gab er ihn mir ab und ich übernahm den Part.

Das bedeutete damals die Aufbereitung der Unterlagen für unseren Steuerberater, und zwar

  • in der Ablage gesammelte Belege ordnen
  • den Kontoauszügen zuordnen
  • oder als "Barzahlungen" der Kasse zuzuordnen

Hört sich so simpel ist, ist es auch – und trotzdem ist es anstrengend.

Obwohl mein heutiges Unternehmen ja darauf baut, dass ich mich in der Vegangenheit immer wieder gefragt habe "Warum arbeitet ihr so kompliziert?" kam mir das hier nicht in den Sinn: Es war halt vom Gesetzgeber so veranschlagt.

Veränderungen in der Buchhaltung

Das änderte sich 2015  mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff,  kurz GoBD, die das Bundesministerium der Finanzen herausbrachte.

Das war die Folge der neuen digitalen Technologien und ermöglichte Unternehmer*innen mehr und mehr den Weg zur digitalen Bearbeitung. 

In 2020 trat eine Neuordnung in Kraft, die grundsätzlich die revisionssichere Archivierung regelt und modere Anforderungen berücksichtigt. Seitdem ist z.B. das Scannen von Belegen über das Smartphone und das Archivieren in der Cloud erlaubt.

Das war überfällig, da wir zu dem Zeitpunkt eh kaum noch Rechnungen per Briefpost zugestellt bekamen. Sie wurden uns in digitaler Version gemailt oder über ein Portal zum Download zur Verfügung gestellt.

Es macht seitdem keinen Sinn ...

  1. digitale Rechnungen analog auszudrucken
  2. digitale Kontoauszüge analog auszudrucken
  3. um sie in einem Aktenordner zu ordnen
  4. der Steuerberater*in persönlich zur Verfügung zu stellen, die die Daten dann digital dem Finanzamt übermittelt

Das ist Zeitverschwendung und nicht umweltfreundlich.

Standardisieren

Digitalisieren

Automatisieren

Automatisierung mit Buchhaltungsprogrammen

Bis 2020 habe ich nicht gewartet und natürlich habe ich auch nicht alles sofort in der Art und Weise automatisiert, wie ich es heute bearbeite. Dazu waren drei Stepps notwendig.

01

Loslegen mit einer Buchhaltungssoftware

Meine Wahl ist damals auf Lexoffice gefallen und ich bin immer noch Kundin – was auch nicht verwundert, da Lexoffice regelmäßig als Testsieger hervorgeht.

Die Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich und der Support hilft schnell, wenn es doch mal nicht so inntuitiv erscheint.

Die Bankkonten und auch ein Paypal Account können easy going verknüpft werden und schon kannst du hochgeladene Belege per Klick zuordnen.

Meist musst du eine Zuordnung nur bestätigen, da das System die Buchungen erkennt und dir Vorschläge unterbreitet.

In Lexoffice ausgestellte Rechnungen erfüllen die rechtlichen Auflagen, da mit Vorlagen gearbeitet wird. Diese können per Link oder Download an deinen Kunden versendet werden.

Selbstverständlich kannst du deinem Steuerberater*in Zugriff auf deinen Lexoffice Account gewähren. 

Wenn du selbst buchen möchtest, verknüpfst du Lexoffice mit deinem zuständigen Finanzamt und versendest die Umsatzsteuer Voranmeldungen. Da es sich um eine "VORanmeldung" handelt, kann die Korrektur beim Jahresabschluss durch einen Steuerberater*in durchgeführt werden.

02

Automatisiertes Hochladen von Rechnungen

Im Restaurant per Kreditkarte bezahlen, den Beleg ausfüllen, scannen, der gerade getätigten Zahlung zuordnen und den Beleg entsorgen.

Genau das war der nächste Stepp zur Automatisierung.

Mit der bestfunktionierendsten Scanner-App von Lexoffice ist das Hochladen jeglicher Art von analogen Rechnungen leicht – auch wenn es sich um ellenlange Quittungen handelt.

03

Integrationen zur Buchhaltungssoftware nutzen

Und mit digital zur Verfügung gestellten Rechnungen funktioniert das automatische Hochladen erst recht.

Anfänglich habe ich das über die universale Schnittstelle der Firma Zapier gelöst. Inzwischen ist es noch einfacher: Lexoffice weiß natürlich, welchen Service sich die Kunden wünschen. Entsprechend werden ständig neue Integrationen angeboten. Das bedeutet, dass mit ein paar wenigen Klicks eine Verbindung zwischen verschiedenen Tools geschlossen wird.

Das System, das mir die Rechnungen aus Drittanbieter-Tools automatisch in Lexoffice hochlädt, ist Get My Invoices.

Es funktioniert sehr gut mit der Automatisierung der Buchhaltung

Die drei Stepps waren der Beginn und es kommen immer weitere Vereinfachungen dazu, z.B. weitere Integration. easy bill ist das Tool womit mein Freund unter anderem seine Buchhaltung automatisiert hat. Nachdem er mir sein System vorgestellt hat, habe ich bemerkt, dass Lexoffice hierzu auch eine Integration, also direkte Schnittstelle hat.

Meine Ausgangsbelege werde ich demnächst auch hierüber automatisiert bearbeiten, bei zeitgleicher Integration von eTermin, über das ich meinen Wunschkunden die Möglichkeit biete, online einen Termin mit mir zu buchen.

Fazit

Ja ich kann sagen, Buchhaltung kann tatsächlich Freude bereiten – weil man sie quasi gar nicht macht 🤓. Die Automation erledigt das. Und sie macht das besser als ich.

Die Verknüpfungen mit anderen Systemen sind hierbei wieder der große Gamechanger. Neben den bereits erwähnten, erwähne ich gerne noch die Verknüpfung mit digitalen Geschäftskonto, wie Holvi oder Qonto, wodurch man nicht nur in Lexoffice, sondern direkt im Bankkonto durch die Separierung der Umsatzsteuer die Liquidität des Unternehmens im Blick behält.

Die Vorteile der Automatisierung der Buchhaltung liegen auf der Hand:

  1. Höhere Transparenz und mehr Überblick
  2. Weniger fehlerhafte Prozesse
  3. Perfekte Einhaltung buchhalterischer Pflichten
  4. Zeit für die wichtigen Dinge



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