Das ist blöd, wenn du aus dem Urlaub kommst und weißt nicht, was währenddessen im Büro passiert ist. Und manchmal weiß man ja auch selber nicht mehr, was man vor dem Urlaub bearbeitet hat und was man besprochen hat.
Was hier hilft sind protokollierte Gesprächsleitfäden. Natürlich keine ellenlange Romane, sondern strukturierte standardisierte Kurznotizen, und zwar im CRM-System. Übersichtlich hinterlegt beim Lead oder Kunden zu den unterschiedlichsten Gesprächsarten.
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(00:01) kommt es in deinem Unternehmen auch öfters vor dass der eine nicht weiß was der andere gerade gestern gemacht hat und wenn derjenige in Urlaub ist dann ist es noch ein größeres Problem oder krank wird weil man einfach nicht weiß was wurde denn mit dem Kunden oder mit dem Lied überhaupt besprochen und dabei ist es so einfach Gespräche zu protokollieren wenn man weiß wie man das machen kann mit Tools die es einem einfach machen und genau darum geht es jetzt und ich nehme Dich gerne mal mit in zho in zo CRM System und ich möchte
(00:31) dir zeigen wie das funktioniert Gespräche zu protokollieren und zwar habe ich hier mir ein Tool erstellt mit gesprächsprotokollierung ich kann also mir aussuchen geht es um ein Verkaufsgespräch oder um einen qualifizierungsgespräch ich nehme jetzt mal das Verkaufsgespräch hier als Standard oder als Beispiel für dich und hier möchte ich jetzt ein qualifiz ein Verkaufsgespräch mit Beate rot durchführen ich könnte es auch mit einem Kontakt machen also ich habe hier unterschiedliche Registrierungen mir angelegt und jetzt siehst du hier unten
(01:09) Methode vorstellen das heißt ich habe das Thema in meinem Gespräch jetzt dass ich meine Methode vorstelle wie ich ja vorgehe wie ich den Kunden von einem Problem was er hat zur Lösung bringe das ist auch eine visuelle Hilfe oft dass man diese Schritte kennt wie kann derjenige mir denn helfen und das wirst du sicherlich auch haben ein Standard mit dem du immer an eine Sache rangehst also bei der Immobilienvermarktung ist es wahrscheinlich erstmal den Auftrag zu bekommen dann geht es dar drum die Bilder zu machen eventuell
(01:45) Homestaging zu beauftragen die ganzen Dokumente zusammen zu bekommen die die nicht da sind zu besorgen und wenn das alles fertig ist ein Expos zu gestalten dann ist der nächste große Meilenstein ja die Freigabe des exposes das auch auf Social Media auf suchportalen bei deinen Kooperationspartner zu teilen zu übergeben alle öffentlich darüber zu informieren ja dann ist der nächste große Schritt die Besichtigungstermin also Du siehst es gibt immer Schritte die man geht um von einem Problem zu einer Lösung zu kommen und darum geht es
(02:22) hier dass ich hier genau meine Methode vorstelle und natürlich auch hier du siehst hier schon Gesprächsleitfaden dass ich hier auch sage ne wie sieht's denn aus bist du in der Lage am Ende des Gesprächs wirklich eine Entscheidung zu treffen denn wenn derjenige das nicht ist dann brauche ich ja eigentlich nicht weiter zu redenn kann sagen hey komm lass uns einen neuen Termin vereinbaren und dann wenn ich hier nein dann anklicke kann ich auch direkt eine termineinladung rausgeben bzw kann mir hier den Namen hinterlegen um dann
(02:54) nachher das zeige ich aber in einem anderen Video direkt mit diesem Entscheider eine termineinladung zu versenden so wir sagen mal ja ich kann das ganze machen oder ja ich bin der Entscheider und dann sehe ich auch schon hier an dem Button hier unten ist so ein bisschen für mich der Gesprächsleitfaden wo will ich jetzt als nächstes hin nämlich von der ist Situation zur sollsituation und hier habe ich dann die nächste Frage welche Ziele willst du erreichen und natürlich gibt es so Standardantworten das heißt ich kann
(03:26) Option 1 und 2 hier jeweils hinterlegen sind ja verschiedene Dinge genauso will ich aber auch erfassen welche Wortwahl nimmt mein wunschkunde welche Begriffe werden hier genannt und deswegen steht da kundig dahinter und wirklich auch auf den Texten auf der Landing Page um bei Texten in E-Mails diese Worte zu nehmen weil ja dann sprichst du kundig dann ist der Text deine Informationen die du versendest wirklich relevant für Deine Zielgruppe ja und es gibt nicht nur Ziele es gibt natürlich auch Ursachen wo stehst du
(04:03) heute was hast du für ein Problem also du hast auf einmal keine Zeit mehr du hast eine dauerwieder Vorlage im Kopf und das ist dann so eine Ursache wo man merkt ich sollte vielleicht mal paar Geschäftsprozesse automatisieren oder was gibt es für Symptome und und und ich notiere das also alles hier einmal mit den Standardantworten die ich kenne die ich schon oft gehört habe und kann das natürlich auch immer wieder er weitern dadurch dass ich mir hier auch dieses kundig hinterlege und ich hinterlege hier mal mal wirklich was damit wir
(04:35) gleich auch ein bisschen das Ergebnis sehen wie dann so ein Gesprächsprotokoll aussieht das heißt jetzt geht es um die nächste Frage was hast du denn schon alles probiert lieber Kunde was fehlt dir warum kannst du das Ziel nicht alleine erreichen und auch hier wieder ich wähle die Optionen und schreibe mir auf was sagt denn der Kunde so zu mir und dann versuche ich herauszufinden welche Erkenntnisse hast du denn jetzt schon aus dem Gespräch herausbekommen und hier geht es mir auch ganz stark darum das persönliche zu notieren und
(05:06) das hat den Hintergrund dass ich hier an der Stelle feststelle das ist dem Kunden wichtig weil die Erkenntnis die er hier als erstes sagt das ist quasi sein Hauptproblem oder das ja es ist oder überhaupt zu merken wie ist die Qualität deines Gespräches hat er eine Erkenntnis oder war das alles neu für ihn oder selbstverständlich ja und dann auch diese ächs Umkehr stand da gerade also worüber sollen wir jetzt als nächstes sprechen und das hat den Hintergrund dass der wunschkunde selber es sagen muss ja jetzt habe ich die Erkenntnis
(05:42) jetzt wäre eigentlich der nächste Schritt XY zu tätigen er soll es selber aussprechen was der nächste Schritt ist und hier kannst du dann deine Angebote hinterlegen oder auch Terminvereinbarung hast du den Kunden jetzt verloren oder genau ich sag mal hier der Kunde braucht ein individuelles Angebot und dann würde ich immer hingehen und sagen das ist jetzt ein Verkaufsgespräch gewesen mit der Beate rot dass man hier auch ein Standard zum Speichern hinterlegt und dann speichere ich das Ganze und das was ich jetzt mit
(06:17) dem Kunden hier besprochen habe das sehe ich bei dem Gesprächspartner Beate rot man sieht auch natürlich bin ich jetzt auch hier Besitzer und auch der änderer und ich bin auch der Lied als also hier ist natürlich jetzt überall der gleiche Name und das hat jetzt den Vorteil beim qualifizierungsgespräch ist alles leer das wäre aber normalerweise auch schon ausgefüllt ich hätte mich darauf beziehen können oder dein Mitarbeiter a kann lesen was Mitarbeiter B vielleicht im qualifizierungsgespräch alles schon notiert hat und da sind ja auch schon
(06:55) die ersten Informationen auf die dann das Verkaufsgespräch drauf basieren sollte ja und du siehst jetzt stehen hier all die Dinge und das ist das tolle dass ich das hier wirklich alles notiert habe ich habe das beim Lied notiert ich kann das auch bei ihm hier sehen also bei mir in diesem Sinne und jetzt haben wir hier das VG bear rot und da sind wir wieder bei dieser Übersicht ja und das ist das tolle wenn man also mit System arbeitet und sich ein System auf baut was zuverlässig läuft und erstmal halt zu standardisieren zu digitalisieren und
(07:35) dann erst zu automatisieren und hier in diesem Beispiel ging es da drum zu wissen was der andere macht damit jeder im Unternehmen ein Standard hat und auf dem gleichen Stand der Dinge ist und jeder quasi jeder vertreten kann und man auch daraus Lehren ziehen kann was sind denn die häufigsten Probleme was sind denn die Antworten die gegeben werden und dann halt auch die Gesprächsnotizen das Gesprächsprotokoll nicht das Protokoll sondern den Leitfaden auch wirklich auszuarbeiten und das gehört alles zu dem Thema
(08:09) Digitalität Unternehmer in Newsletter und zwar in dem Sinne dass ich in meinem Newsletter solte Tipps und Hecks und Inspirationen gebe und du bist herzlich eingeladen ja auch dich da einzutragen du bekommst sogar Geschenke bei der Begrüßung und es ist dieser Link natürlich auch unterhalb des ähm Youtube Videos hier zu finden und ja ich freue mich und grundsätzlich möchte ich dir auf den Weg geben um was es bei mir geht es geht immer darum die Freude bei der Arbeit zu behalten und genau durch solche Automatisierungen durch
(08:44) Digitalisierungen wenn du standardisiert hast also ich freue mich wenn du dich einträgst und wir uns dann auf irgendeine Art und Weise auch tatsächlich kennen lernen
Herausforderungen bei der Teamkommunikation verstehen
In vielen Unternehmen herrscht das Problem, dass Mitarbeiter oft nicht über die aktuellen Tätigkeiten ihrer Kollegen informiert sind. Dies wird besonders deutlich, wenn ein Teammitglied abwesend ist, sei es durch Urlaub oder Krankheit. Die fehlende Transparenz kann die Produktivität und Effizienz erheblich beeinträchtigen und zu Verzögerungen oder Fehlern führen.
Einsatz von CRM-Systemen zur Verbesserung der Kommunikation
Ein zentralisiertes Customer Relationship Management (CRM)-System kann Abhilfe schaffen, indem es ermöglicht, Gespräche und Aktivitäten systematisch zu protokollieren. Ein solches System bietet eine Plattform, auf der alle relevanten Informationen gespeichert und für das gesamte Team zugänglich gemacht werden können. Dies fördert eine transparente und effektive Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
Weiterführender Blogartikel
108*Wunschkunden gezielt ansprechen: Die Strategie für nachhaltige Immobilienvermarktung
Gesprächsprotokollierung mit CRM: Ein praktischer Ansatz
Die Protokollierung von Gesprächen innerhalb eines CRM-Systems kann über verschiedene Gesprächstypen erfolgen, sei es ein Verkaufs- oder ein Qualifizierungsgespräch. Durch die Einrichtung eines solchen Systems wird nicht nur die Kommunikation standardisiert, sondern auch die Qualität und Relevanz der Kundengespräche erhöht. Es erlaubt Unternehmen, spezifische Kundenbedürfnisse zu identifizieren und gezielt darauf einzugehen.
Von der Problemidentifikation zur Lösungsfindung
Ein effektives CRM-System ermöglicht es, Schritt für Schritt von einem identifizierten Problem zur passenden Lösung zu gelangen. Dieser Prozess wird durch das systematische Protokollieren der Gespräche und das Festhalten von wichtigen Erkenntnissen unterstützt. Die Einbindung des Kunden in die Formulierung der nächsten Schritte trägt zusätzlich zur Kundenbindung und -zufriedenheit bei.
Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
Durch die Standardisierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse können Unternehmen effizienter arbeiten und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand sind. Dies führt zu einer besseren Vertretungsmöglichkeit und einer kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe. Die Automatisierung ermöglicht es zudem, routinemäßige Aufgaben effizient zu verwalten und den Mitarbeitern mehr Zeit für wichtige Aufgaben zu geben.
Mit der Implementierung eines CRM-Systems und der Nutzung fortschrittlicher Protokollierungswerkzeuge können Unternehmen ihre interne Kommunikation erheblich verbessern, die Kundenzufriedenheit steigern und letztendlich erfolgreicher am Markt agieren.