10* Was sind die 13 wichtigsten Tools, um strukturiert arbeiten zu können?

Du möchtest als Immobilienmakler*innen effizienter arbeiten und mehr Struktur in dein Büro bringen?

Du möchtest deine Immobiliendienstleistungen optimieren und deine Geschäftsabläufe vereinfachen, weißt aber nicht welche Software und welche Tools notwendig sind?

Denn nur mit den richtigen digitalen Werkzeugen kann der Prozess des Standardisierens, Digitalisierens und Automatisierens erfolgreich umgesetzt werden.

Tauche hier ein in die Welt der Digitalität, die dir hilft, mehr Sinn und Effizienz in dein Immobiliengeschäft zu bringen!

In der heutigen Folge gehe ich auf Technik ein. Ja, Digitalisierung hat natürlich viel mit Technik zu tun, das richtige Handwerkszeug zu haben. Und dabei behaupte ich ja auch eigentlich, dass man mit der Digitalisierung überhaupt nicht so weit kommt, denn du brauchst die Digitalität. Die Sache für dich, wenn du ein/e ambitionierte/r Immobilienmakler*in bist und viel mehr Struktur in dein Büro haben willst, um planbar zu wachsen. Heute geht es wie gesagt um Technik und zwar habe ich ein E-Book für dich geschrieben, auch schon vorher, bevor ich diese zur Sache Digitalität angefangen habe und zwar ein kleines kurzes E-Book über digitale Tools, denn ja wir brauchen digitale Tools, die die Arbeit vereinfachen, die dir vor allen Dingen verhelfen, strukturiert zu arbeiten. Und im ersten Step kommt ja immer dieses Standard erstellen, dann das Digitalisieren und dann das Automatisieren. Und für das Digitalisieren, wenn du deine Produkte digitalisiert hast, dann benötigst du auch digitale Tools.

Jetzt stutzt du wahrscheinlich, weil wie soll man denn eine Immobilie digitalisieren? Aber es geht ja nicht um die Immobilie an sich, sondern es geht um deine Dienstleistung. Das ist dein Produkt, was du anbietest und das startet ja schon mit, ja, auch einem digitalen Exposé, was du erstellst, dass du digital deinen Kunden zur Verfügung stellst, also mit E-Mail-Marketing wahrscheinlich, dass du Termine vereinbarst zur Besichtigung und auch überhaupt den Verkaufsauftrag, den Maklerauftrag zu bekommen. Der Maklerauftrag ist inzwischen auch nur rechtsgültig, wenn er digital übermittelt wird an den Eigentümer, an deinen Auftraggeber. Also die sogenannte Textform ist ja seit dem, was war es, der 23.12.2020, glaube ich, nur dann rechtsgültig, ja, wenn er in Textform vorliegt. Also, das ist auch digitalisieren. Und ja, man will das Ganze ja in eine Struktur bringen, dass man nicht jedes mal wieder von neuem anfängt und dafür brauchst du digitale Tools. Und davon erzähle ich in meinem E-Book. Ich erzähle dir auch heute davon.

Und in meinem E-Book habe ich genau 13 zusammengestellt. 13, die super perfekt miteinander verknüpfbar sind, weil wir haben natürlich eine riesige Auswahl an digitalen Tools, die du nutzen könntest, aber die helfen dir nicht. Viel ist halt nicht gut, sondern es müssen die richtigen sein und die richtigen, die auch noch miteinander arbeiten. Bei der ersten Aktion, als ich dieses E-Book erstellt habe, habe ich es die wilden 13 genannt. Die wilden 13, ja das hat ja irgendwie überhaupt nichts mit Immobilienmarketing oder mit digitalen Tools zu tun, doch hat es schon und was, das verrate ich dir jetzt auch gleich. Und zwar ist es ja immer mal gut, die eigene Bubble zu verlassen, also mal ganz woanders nachzuschauen und in diesem Beispiel habe ich an die Kinderzeit gedacht, nämlich an das berühmte Buch von Michael Ende und auch die gleichnamige Fernsehserie von Jim Knopf und die wilde 13. Ja, die wilden 13, das sind nämlich in diesem Buch, in dieser Serie Piraten. Und diese Piraten haben das Besondere, dass jeder nur einen Buchstaben lesen kann.

Und wenn sie etwas verstehen wollen und das passt wieder wunderbar zu dem Thema Digitalisierung, weil so viele dabei ja Kauderwelsch nur verstehen, habe ich am Anfang auch nur, dass man sich zusammentun muss, das Wort lesen zu können. Das heißt, Die wilden 13 schauen sich ein Wort an und jedes Mal, wenn sie einen Buchstaben erkennen, jeder einzelne, das ist der Buchstabe, den ich kenne, sagen sie ihn laut. Also wahrscheinlich haben sie zwei Buchstaben gekannt, denn wir haben ja 26 Buchstaben im Alphabet, sodass sie nur gemeinsam einen Begriff lesen konnten und verstehen konnten. Alleine wäre das nicht möglich gewesen. Und das fand ich so passend zu den digitalen Tools, zu der Software, die benötigt wird, ja alles miteinander zu verstehen, zu verknüpfen, dass das Ganze auch Sinn macht. Und ja, dass das Ganze sowieso viel mehr mit Sinn zu tun hat, diese Digitalisierung, ist dir vielleicht schon bewusst geworden durch die ersten Podcast-Folgen, die ich aufgenommen habe. Es geht nicht um die Technik. Nein, der Mensch steht bei der Digitalität im Mittelpunkt.

Ja, jetzt denkst du wahrscheinlich 13 digitale Tools, das ist eine ganze Menge. Und nein, es ist noch nicht mal ein immobilienspezifisches Tool dabei. Davon rede ich nicht. Ich rede von den ganzen Abläufen in deinem Unternehmen. Und da sind wirklich diese gerade nicht immobilienspezifischen Softwares meines Erachtens viel besser geeignet als ja das, was die großen Anbieter anbieten, denn du bist da sehr eingeengt und sehr von ihnen abhängig und das lässt sich auch alles smarter und einfacher miteinander verknüpfen, wenn du denn dann die richtigen digitalen Tools zusammen verknüpfst. Verknüpfung ist ja auch der Überbegriff für das Wort Digitalität. Also es steht für die Verknüpfung von online und offline, auch für die Verknüpfung von Technik und Mensch. Und mir gefällt so sehr dieser Begriff von Tradition und Innovation. Denn das, was du vorher gemacht hast, ist auch heute noch gut, nur es muss halt, ja, innoviert werden, also verbessert werden.

Und manchmal reicht das auch nicht aus, sondern es muss zerstört werden, um besser zu werden. Also, wie sind denn deine Abläufe im Immobiliengeschäft? Ich denke mal, du gehst raus, online oder offline, und suchst erst mal einen neuen Kunden. Dann suchst du neue Kunden, die dich beauftragen. Das passiert nicht von heute auf morgen. Du weißt selber, dass es ein langer Vertrauensprozess ist. Apropos, wir haben ja gerade das Dreigestirn der Triologie, das Dreigestirn des Vertrauens durchgenommen in diesem Podcast oder YouTube-Kanal, also zur Sache Digitalität. Da bin ich auf die drei Dinge des Vertrauens eingegangen, die du haben musst. Und auch wenn du dieses Vertrauen hast, dann heißt es ja nicht, dass derjenige, der dir vertraut, sofort eine Immobilie verkaufen kann.

Denn die muss ja erst mal vererbt werden, es muss eine Scheidung vorliegen, es muss der Bedarf vorliegen, dass man sagt, ja, ich will meine Immobilie verkaufen, sie ist an einem anderen Ort, ich habe da gar nichts mehr mit zu tun, es war eine Kapitalanlage und jetzt möchte ich das Geld haben. Und das muss sich entwickeln. Wichtig ist, dass in dem Moment, wo der Verkäufer daran denkt, eine Immobilie zu verkaufen, dass er an dich dann denkt. Und deswegen bedarf es dieser kontinuierlichen Kontaktierung. Ja, und musst du dir ständig jetzt so einen Stapel machen mit Wiedervorlage, wen du alles anrufen sollst, wo du dich mal wieder melden sollst oder musst du quasi Alkoholiker werden, weil du ständig in der Kneipe oder in der Weinstube bist, um Menschen zu treffen, dass sie dich sehen? Nein, natürlich nicht. Dafür sind zum Beispiel digitale Tools wichtig. Dafür ist E-Mail-Marketing wichtig. Wie du diese Person kontaktierst oder auf dem Laufenden hältst, das kann unterschiedlich sein.

Über Flyer in Papierform, über Landing Pages, also diese einseitigen Seiten im Internet, über Werbungschaltungen, über YouTube, sowas, was ich mache, über Podcasts. Es sind so viele Möglichkeiten heute vorhanden. Wichtig ist eigentlich, dass du die Kontaktdaten bekommst, sodass du einen erheblichen Teil über E-Mail-Marketing wirklich abholst, nämlich sie dann regelmäßig über Interessantes, über Wissenswertes in der Immobilienbranche zu deinem Spezialgebiet informierst. Es kann auch Bloggen sein. Wie gesagt, es sind ganz, ganz viele Möglichkeiten. Also im ersten Step brauchst du auf jeden Fall ein E-Mail-Marketing-Tool, dann automatisiert diese E-Mails zu versenden. Newsletter ist das eine, die werden ja aktiv versendet, aber ich rede jetzt von dieser Kampagne, also dass etwas voreingestellt ist und dann automatisch E-Mails versendet werden für eine gewisse Zeit, weil ja, grundsätzlich, wenn sich jemand über Denkmäler interessiert, dann sind doch immer die ersten vier, fünf E-Mails, Inhalte sind doch identisch. Du begrüßt ihn als neuen Kontakt.

Du begrüßt ihn natürlich datenschutzkonform über die notwendige Transparenzerklärung, dass jetzt seine Daten gespeichert sind. Du stellst dich vor, deine Firma vor, du gibst Lösungen zu seinen Problemen, was er hat, Informationsmaterial über die Region, über die Denkmäler, ja, alles das, was ihn interessiert, was ein Ziel ist, was er sich erwünscht oder eine Lösung zu den Problemen, was er hat. Und genau um diese E-Mails geht es, dass man diese automatisiert versendet und dafür nicht ein Newsletter macht, sondern den Newsletter kannst du noch nebenbei machen. So, E-Mail-Marketing-Tool, das war jetzt das erste Tool, was beim Ablauf zur Digitalisierung, zur Automatisierung, zur Digitalität von Nöten wäre. Danach folgt für mich schon ein Online-Terminbuchungssystem, das jetzt auch zum Thema standardisieren, nämlich, dass man die Termine, die man den Kunden anbietet, standardisiert. Also, einen Auftrag zu bekommen, dass der Kunde sich einen Termin buchen kann, also für ein Erstgespräch oder ein Beratungsgespräch. Dann für die Unterzeichnung des Vertrages an sich, Besichtigungstermine, die du vereinbarst, wenn du denn dann den Auftrag hast, den Notartermin abzustimmen, Beratungsgespräche zur Finanzierung etc. 

Also das sind alles Termine, die du standardmäßig machst, die du dann in Standards versetzt und dann halt mit einem Online-Terminbuchungssystem arbeitest. Das ist auch ein digitales Tool. Was brauchen wir noch? Wir brauchen eine Landingpage, ja, damit man also deine Internetseite, dein Internet oder deine Onlinepräsenz, die muss dann wiederum verknüpft sein mit diesem E-Mail-Marketing-Tool. Ja, du merkst, es ist total viel vonnöten. Es können auch bei den Terminen Online-Meetings sein. Es muss ja nicht immer vor Ort sein. Ja, die letzten zwei Jahre oder drei Jahre inzwischen haben wir das ja viel geübt, nicht immer zu dem Kunden zu fahren oder uns vor Ort zu treffen, sondern das Ganze online stattfinden zu lassen. Ja, und auch das gilt es dann, dieses Online-Tool mit dem Termin-Tool zu verknüpfen.

Also du merkst schon, ich bin gerade mal beim vierten Tool und alle müssen miteinander verknüpft sein. Und das ist so wichtig, die richtigen Tools zu nehmen, es sich leicht zu machen. Ja, ich mache es dir natürlich auch leicht, denn du brauchst diese 13 digitalen Tools, die 13 wilden, natürlich nicht selber mehr recherchieren. Ich habe ja dieses E-Book geschrieben und du findest es auf meiner Internetseite digitalitaet.gmbh. Dort ist es schon ganz gut platziert, dass du es sofort finden wirst, aber ich schreibe dir auch unterhalb des Videos oder in den Show Notes entsprechend den tatsächlichen Link, der ist nämlich nach dem Slash kommt ein lm-digitale-tools. Das stimmt nicht. Das heißt richtig nach dem Slash lm-eBook-digitale-Tools. So ist es richtig, aber wie gesagt, ich verlinke es auch, so dass du nur da drauf klicken musst.

Bei diesen 13 digitalen Tools, ja, geht es, wie schon gesagt, um diese ständigen Arbeitsabläufe, die man im Büro hat. Es geht auch dann nach dem Besichtigungstermin oder nach dem Beurkunden der Immobilie, nach dem tatsächlichen Verkauf geht es ja auch weiter mit Bewertungen, die du einholen solltest, wie wichtig die sind. War auch Thema bei dem Dreigestirn des Vertrauens, also Bewertungen zu erhalten, sodass andere, die auf deine Internetseite kommen, auch Vertrauen zu dir schöpfen kann, weil sie sehen, da haben Kunden diese Firma für gut empfunden oder diesen Makler, und entsprechend sollte das auch automatisiert veranlasst werden, dass du dir Bewertungen reinholst. Rechnungen schreiben, Passwörter zur Verfügung haben, ja die ganze Buchhaltung, die halt dazu gehört. Alles geht ineinander über und daher kann ich dir nur empfehlen, ich habe mir die Mühe gemacht, die 13 digitalen Tools zusammen zu stellen und ich verrate jetzt auch gar nicht, welche das sind. Hol dir doch einfach das E-Book. Was du dabei lernst, darauf gehe ich noch ein, aber was ich auf jeden Fall noch einwenden möchte, falls du jetzt denkst, 13 digitale Tools, wie teuer wird das denn dann, was ich alles ausgeben muss? Und da kann ich dir sagen, wir sind da bei rund 300 Euro, wenn du all diese Tools nutzt im Monat. Das ist das, was das Ganze kostet, was dir aber viel Zeit erspart. Denn es geht ja von dem Nachdenken, wie sind deine Abläufe zum Standardisieren, zum Digitalisieren und dann zum Automatisieren.

Und dieses Automatisieren bringt dir mehr Umsatz, mehr Vertrauen und es bringt dir weniger Arbeit. Also deine Arbeitszeit wird einfach von der Leistung, die du verbringst, entkoppelt und das macht das Ganze so freudig, so spaßig und darum geht es ja letztendlich. Ich sage immer, lass Freude im Büro leben. Zudem kann ich wirklich sagen, als ich 2011, 2012 angefangen hatte zu recherchieren, genau nach diesem insbesondere E-Mail-Marketing-Tool und der Verbindung zu einem CRM-System gesucht habe, da waren diese Tools unbezahlbar. Also ein Tool hat da schon 1.200, 1.500 oder 3.000 Euro im Monat gekostet. Und ich war dermaßen begeistert, als ich dann irgendwann, ja, ein Tool gefunden habe, das E-Mail-Marketing-Tool, ich sage es jetzt doch, von Clicktip gefunden habe und dann auch sofort die teuerste Variante gewählt habe, weil dann auch die Zustellung der E-Mail gesichert war, weil ich auf meinem eigenen Server arbeite. Da werde ich auch in einer der nächsten Folgen darauf eingehe, da bin ich mir ziemlich sicher, was es denn mit dieser Zustellrate auf sich hat, denn ja, es ist bei weitem nicht so, dass jede E-Mail, die wir verschicken, wirklich tatsächlich beim Empfänger ankommt.

Wenn du dir das E-Book, die digitalen Tools, die 13, also die, die Vertriebsprozesse optimieren, dann tatsächlich downloadest, dann kann ich dir nämlich auch in der Praxis direkt zeigen, was es bedeutet, automatisiert E-Mails zu bekommen. Denn natürlich möchte jeder von euch, wenn du diese Tools bekommst, nicht nur diese Liste haben. Du willst wissen, wie teuer sind die, es kommt dann auch eine Preisliste. Aber du möchtest ja auch wissen, hey, was kann denn das Tool, was soll ich damit, wie ist der tatsächliche Ablauf in der Praxis, und genau darauf gehe ich dann im Nachgang ein. Und diese E-Mails, ja, die werden automatisiert versendet. Die habe ich einmal aufgesetzt, zwar einmal im Jahr ungefähr aktualisiere ich sie, weil ja immer mal sich was verändert bei den Tools, aber vom Grundsatz her werden dann 13, mindestens 13 E-Mails von mir versendet, weil zu jedem Tool sage ich etwas und gebe ganz speziell für die Immobilienbranche Tipps und Tricks, ja also wirkliche Lösungen und Praxisbeispiele, wie man es anwenden kann. Schau es dir an, downloade dir die digitalen Tools, die 13, wenn du mehr Struktur in deinem Büro haben willst. Und das war's dann auch für heute.

Ich sag schon mal danke schön im Voraus, wenn du diese Podcast oder YouTube Folge teilst, wenn du anderen davon erzählst, dass es hier konkrete Tipps für die Immobilienbranche gibt, insbesondere für ambitionierte Immobilienmakler*innen. Und wenn du mich dann auch erwähnst, wenn du davon weitererzählst in den sozialen Netzwerken, dann sehe ich das ja auch und kann dir gerne antworten. Ich freue mich, euch, dich kennenzulernen und auch deine Fragen zu hören und zu wissen, was wollt ihr denn überhaupt wissen? Weil ich natürlich auch in meiner Bubble bin und vieles denke, das ist selbstverständlich. Und immer wieder, wenn ich mit meinen Kunden spreche, merke ich, ah, das ist ja gar nicht selbstverständlich. Da sollte ich nochmal näher drauf eingehen. Insofern, danke schön schonmal, wenn du auch diese "Zur Sache Digitalität" bewertest, gerne mit 5, 4, 3 Sterne, gib mir doch Feedback. Es ist jetzt, glaube ich, die 10. Folge, die ich veröffentliche.

Ich hoffe, ich rede hier keinen Blödsinn gerade, aber ich glaube, es ist wirklich die 10. oder die 9. Ist auch egal, auf jeden Fall freue ich mich auf Feedback. Es sind schon viele Zuhörer da, das freut mich sehr. Insofern, mach et! Mach et in diesem Sinne jetzt mit digitalen Tools, zu mehr Struktur im Maklerbüro zu kommen. Mach et mit mir, der Beate in meiner Begleitung, mit der glückseligen Beate.